Đến giờ đóng thầu, nhìn trên hệ thống chỉ thấy đúng một hồ sơ hợp lệ, không ít bạn mới vào nghề đã lo gói thầu sẽ bị hủy ngay. Chúng tôi hiểu cảm giác đó, vì chính đội ngũ của mình cũng từng gặp tình huống tương tự. Tuy vậy, theo kinh nghiệm thực tế, đấu thầu qua mạng có 1 nhà thầu tham dự không tự động dẫn đến việc hủy gói. Hồ sơ duy nhất vẫn được mở thầu và đánh giá đầy đủ như bình thường.
Việc tiếp tục hay hủy gói thường phụ thuộc vào quy định pháp luật đang có hiệu lực và các điều kiện ghi trong hồ sơ mời thầu. Số lượng nhà thầu nhiều hay ít không phải là tiêu chí quyết định riêng lẻ. Vì vậy, bạn nên đọc kỹ tài liệu thay vì đoán theo cảm tính. Đoán sai ở bước này thường khiến người làm hồ sơ mất thời gian chuẩn bị cho một kịch bản không xảy ra.
Vì sao chỉ có một hồ sơ được nộp?
Trong thực tế, một gói thầu đã công bố rộng rãi nhưng cuối cùng chỉ có một đơn vị nộp kịp. Nguyên nhân hay gặp nhất là thời gian chuẩn bị quá ngắn. Nhiều đơn vị nhận được thông báo muộn, khi lịch công việc đã kín, nên không đủ người để làm hồ sơ bài bản. Khi đó, chỉ những đơn vị đã sẵn sàng về nhân sự và năng lực mới kịp nộp.
Yêu cầu năng lực cũng là một lý do khác. Có những gói đặt tiêu chí kinh nghiệm khá cao, khiến không ít đơn vị phải cân nhắc lại rồi rút lui. Chúng tôi từng thấy một nhà thầu đọc xong hồ sơ mời thầu, nhận ra mình thiếu một hợp đồng tương tự trong ba năm gần nhất, và quyết định không nộp. Việc rút lui sớm như vậy là lựa chọn có tính toán, không phải thiếu nghiêm túc.
Đội ngũ của chúng tôi từng theo dõi một gói mua sắm vật tư văn phòng. Sau khi hết hạn đóng thầu, hệ thống chỉ ghi nhận đúng một hồ sơ hợp lệ. Nhà thầu bên đó khá phấn khởi nhưng không hề chủ quan. Họ rà lại từng yêu cầu như thể có năm đối thủ đang cạnh tranh. Theo họ, chính thái độ đó giúp hồ sơ không vướng lỗi nhỏ nào, và đó cũng là bài học chúng tôi muốn chia sẻ lại.
Những tình huống như vậy thường xuất hiện khi thời điểm nộp trùng với giai đoạn cao điểm của nhiều dự án. Khi đó, đơn vị có năng lực phù hợp và đã chuẩn bị sẵn sàng sẽ là đơn vị nộp hồ sơ.
Đối chiếu quy định trước khi quyết định
Điều đầu tiên cần làm là đối chiếu hồ sơ mời thầu với tiêu chí đánh giá. Pháp luật không bắt buộc gói thầu phải có nhiều nhà thầu mới được xét. Tuy vậy, hồ sơ duy nhất vẫn phải đáp ứng đủ năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu kỹ thuật đã nêu rõ trong tài liệu.
Bạn nên tra cứu lại các văn bản về đấu thầu đang có hiệu lực trước khi làm hồ sơ. Đừng dựa vào trí nhớ hay bài viết cũ, vì quy định có thể đã được sửa đổi, bổ sung. Chúng tôi luôn khuyên đối chiếu với bản hiện hành để chắc chắn, nhất là khi gói thầu có tính chất đặc thù. Một thói quen nhỏ là ghi lại số hiệu văn bản bạn đã đối chiếu, để sau này cần kiểm tra lại có thể tra cứu nhanh.
Diễn biến sau thời điểm đóng thầu
Sau khi đóng thầu, hệ thống sẽ thực hiện mở thầu. Tiếp đến, bên mời thầu đánh giá hồ sơ và trình xét duyệt. Mỗi bước có vai trò riêng của bên mời thầu và chủ đầu tư, và mỗi bước đều để lại dấu vết trên hệ thống. Nắm được trình tự này giúp bạn không bị bất ngờ khi thấy trạng thái gói thầu thay đổi.
Thời gian từ mở thầu đến công bố kết quả khác nhau tùy từng gói. Chúng tôi khuyên bạn ghi lại các mốc này ngay từ đầu. Khi cần đối chiếu sau này, một bảng ghi chú đơn giản sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian tra cứu.
Lợi thế và hạn chế của hồ sơ duy nhất
Về lợi thế, thủ tục thường diễn ra nhanh hơn vì bên mời thầu ít phải xử lý nhiều hồ sơ. Chi phí chuẩn bị phía bên mời thầu cũng thấp hơn so với gói có nhiều đơn vị tham dự.
Hạn chế nằm ở chỗ thiếu cạnh tranh về giá và chất lượng. Bên mời thầu có thể phải đàm phán lại, và nhà thầu duy nhất thường bị yêu cầu làm rõ kỹ hơn bình thường. Với nhà thầu, đây vừa là cơ hội vừa là áp lực, vì không có đối thủ nào để đối chiếu hay tham chiếu cho chính mình.
Chuẩn bị hồ sơ để không bị loại
Hãy rà soát đủ thành phần hồ sơ theo yêu cầu, đặc biệt là giấy tờ chứng minh năng lực và chứng thư số nhà thầu. Kiểm tra bảo đảm dự thầu cùng thời hạn hiệu lực của nó, vì đây là chỗ sai sót xuất hiện khá thường xuyên.
Trước khi nộp trên mạng, nên dùng một checklist riêng cho từng gói. Các lỗi kỹ thuật như sai định dạng tệp hay chứng thư số đã hết hạn có thể khiến hồ sơ không được mở, dù nội dung chuyên môn rất tốt. Thử nộp trước một ngày sẽ giúp bạn có thời gian xử lý khi phát sinh sự cố. Nếu đang cần nắm lại quy trình từ đầu, bạn có thể đọc thêm quy trình làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z cho người mới để hệ thống hóa các bước.
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị đánh giá không đạt
- Thiếu tài liệu chứng minh kinh nghiệm hoặc năng lực tài chính.
- Giá dự thầu vượt dự toán mà không có phần giải trình.
- Nộp muộn hoặc lỗi định dạng khiến hồ sơ không được tiếp nhận.
Đội ngũ chúng tôi nhận thấy không ít hồ sơ bị loại không phải vì năng lực kém. Nguyên nhân đôi khi chỉ là một tài liệu thiếu chữ ký hoặc thiếu dấu. Vì vậy, hãy kiểm tra lại từng trang trước giờ nộp, dù việc đó có vẻ mất thời gian. Một lỗi nhỏ ở khâu này có thể khiến toàn bộ công sức chuẩn bị trở nên vô nghĩa.
Khi nào nên đề nghị làm rõ hoặc gia hạn
Có những tình huống bên mời thầu cân nhắc gia hạn để thu hút thêm nhà thầu, nhất là khi hồ sơ mời thầu đặt yêu cầu quá khắt khe. Nếu bạn là nhà thầu và thấy yêu cầu chưa rõ ràng, hãy đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu theo đúng quy định, bằng văn bản và thực hiện qua hệ thống. Đừng ngại hỏi; một câu hỏi đúng lúc đôi khi giúp bạn tránh được rủi ro lớn về sau.
Lưu lại toàn bộ các trao đổi này. Nếu sau đó phát sinh tranh chấp, bằng chứng rõ ràng sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi chính đáng. Bạn cũng có thể tham khảo cách làm rõ hồ sơ mời thầu trong 5 bước thực tế để chuẩn bị đầy đủ hơn trước khi gửi yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Đấu thầu qua mạng chỉ có một nhà thầu thì có phải hủy gói thầu không?
Không nhất thiết. Gói thầu vẫn có thể được xét nếu hồ sơ duy nhất đáp ứng đủ yêu cầu. Việc hủy chỉ xảy ra khi thuộc các trường hợp mà quy định cho phép. Hãy đối chiếu với văn bản hiện hành trước khi kết luận.
Nhà thầu duy nhất có được ký hợp đồng ngay không?
Không. Hồ sơ vẫn phải qua đánh giá, công bố kết quả rồi mới đến bước thương thảo và ký kết. Theo dõi đúng trình tự trên hệ thống sẽ giúp bạn chủ động hơn.
Có cần mời thầu lại khi chỉ có một hồ sơ nộp không?
Tùy từng trường hợp. Bên mời thầu sẽ xem xét hồ sơ duy nhất có đạt yêu cầu hay không trước khi quyết định. Đây là quyết định thuộc về bên mời thầu, không phải nhà thầu.
Hồ sơ duy nhất bị loại vì lỗi kỹ thuật thì xử lý thế nào?
Trước hết hãy xác định lỗi nằm ở đâu và có được sửa theo quy định hay không. Nếu hồ sơ bị loại, bạn có thể kiến nghị theo đúng trình tự. Lưu lại mọi bằng chứng liên quan ngay từ đầu.
Làm sao biết gói thầu sẽ có ít nhà thầu tham dự để chuẩn bị trước?
Bạn có thể theo dõi thông báo mời thầu và tình hình các gói tương tự trên hệ thống. Nếu yêu cầu năng lực cao hoặc thời gian chuẩn bị ngắn, khả năng ít nhà thầu tham dự sẽ lớn hơn. Chuẩn bị hồ sơ sớm sẽ giúp bạn chủ động hơn.
Để nắm rõ hơn bức tranh chung, bạn có thể đọc tổng quan về đấu thầu qua mạng và hướng dẫn đăng ký nhà thầu trên hệ thống quốc gia. Đây đều là những nền tảng hữu ích trước khi bạn bắt tay vào một gói thầu cụ thể.