Đội ngũ chúng tôi từng chứng kiến nhiều nhà thầu đọc xong hồ sơ mời thầu mới nhận ra một điều khoản còn mơ hồ, và lúc đó thường đã sát hạn nộp. Vậy làm rõ hồ sơ mời thầu ra sao? Nói gọn, bạn cần rà soát sớm, đánh dấu những điểm chưa rõ, gửi câu hỏi đúng kênh và đúng hạn, rồi cập nhật kết quả vào hồ sơ dự thầu. Trong bài này, chúng tôi đi qua từng bước, kèm những tình huống đã gặp thực tế. Nếu bạn đang chuẩn bị cho gói thầu đầu tiên, hãy coi đây như một lộ trình để không bỏ sót việc nào.
Vì sao nhà thầu hay bỏ lỡ cơ hội làm rõ
Tình huống này xảy ra khá thường xuyên. Một đội làm hồ sơ đọc HSMT vội vì sắp đến hạn. Đến lúc soạn giá, họ mới nhận ra yêu cầu về vật liệu hoặc về hợp đồng tương tự có hai cách hiểu. Khi ấy, bên mời thầu đã ngừng nhận câu hỏi.
Hệ quả không nhỏ. Hiểu sai một yêu cầu kỹ thuật, bạn có thể báo giá thiếu hoặc thừa hạng mục. Hiểu sai điều kiện tài chính, cả hồ sơ có thể bị loại ngay vòng đầu. Làm rõ là quyền chính đáng của nhà thầu, nhưng quyền này chỉ phát huy tác dụng khi bạn dùng đúng thời điểm. Chúng tôi thường nhắc các bạn mới vào nghề rằng thời gian đọc kỹ HSMT chính là khoản đầu tư rẻ nhất trong cả quá trình dự thầu.
Hồ sơ mời thầu gồm những phần nào cần đọc kỹ
HSMT không phải một tờ giấy đơn giản. Bạn nên đọc theo thứ tự, vì câu trả lời thường nằm ở phần khác với phần đang khiến bạn băn khoăn. Ba nhóm nội dung quan trọng nhất gồm chỉ dẫn nhà thầu cùng bảng dữ liệu, yêu cầu về năng lực và tiêu chí đánh giá, và cuối cùng là phạm vi công việc cùng các biểu mẫu kèm theo.
Chỉ dẫn nhà thầu (E-CDNT) và bảng dữ liệu đấu thầu (E-BDL) là nơi quy định mốc thời gian, cách nộp và cách gửi đề nghị làm rõ. Đừng bỏ qua E-BDL. Đây là nơi ghi các mốc cụ thể của từng gói thầu. Mốc chung trong luật không thể thay thế con số ghi tại bảng này, nên hãy đối chiếu trực tiếp trước khi tính ngày. Chúng tôi từng thấy một đội tính sai hạn vì lấy mốc của gói thầu trước đó, và cả quá trình chuẩn bị gần như vô ích.
Quy trình làm rõ từng bước trên hệ thống mạng
Bước đầu tiên là rà soát HSMT và đánh dấu từng điểm chưa rõ. Đừng hỏi ngay sau một lần đọc lướt. Hãy đọc hết một lượt rồi mới tổng hợp câu hỏi. Khi đó, danh sách sẽ ngắn hơn và chính xác hơn. Đội ngũ chúng tôi thường dành cho việc này hai đến ba ngày đầu, khi hồ sơ còn nhiều thời gian. Đánh dấu bằng màu hoặc ghi chú ngay trên bản mềm để không quên.
Bước thứ hai là xác định thời điểm đóng thầu và hạn nhận đề nghị làm rõ. Ghi hai mốc này vào lịch làm việc, kèm lời nhắc trước một ngày. Chúng tôi thường đặt nhắc việc sớm hơn thế để có dự phòng khi mạng chậm hoặc hệ thống bảo trì.
Bước thứ ba là soạn văn bản đề nghị làm rõ rồi gửi qua hệ thống. Gửi đúng kênh là điều kiện để câu hỏi được ghi nhận. Có một trường hợp chúng tôi nhớ rất rõ: câu hỏi được gửi bằng email riêng cho cán bộ bên mời thầu, và nó bị bỏ qua vì không đi qua hệ thống.
Bước cuối là theo dõi văn bản làm rõ mà bên mời thầu đăng tải, rồi cập nhật vào hồ sơ. Văn bản này được công khai cho mọi nhà thầu, nên bạn phải tự kiểm tra thay vì chờ ai báo riêng. Bạn cũng có thể đọc thêm đấu thầu qua mạng là gì và toàn cảnh quy trình để nắm rõ cách hệ thống vận hành trước khi thao tác.
Thời hạn gửi văn bản làm rõ cần nắm rõ
Mốc thời gian là phần người mới hay bỏ sót nhất. Theo khung chung của Luật Đấu thầu và các nghị định hướng dẫn, bạn cần lưu ý ba mốc. Thứ nhất, nhà thầu phải gửi đề nghị làm rõ trước thời điểm đóng thầu tối thiểu theo quy định của HSMT. Thứ hai, bên mời thầu có khoảng thời gian luật định để trả lời, thường là trước khi đóng thầu. Thứ ba, văn bản làm rõ phải được đăng công khai để mọi nhà thầu cùng biết.
Hãy nhớ con số cụ thể luôn lấy theo E-BDL của gói thầu bạn đang tham dự. Đừng dựa vào một mốc cũ mà bạn nhớ từ gói trước. Trước khi tính ngày, nên đối chiếu bản quy định hiện hành để tránh sai sót.
Cách đặt câu hỏi làm rõ có lợi cho hồ sơ
Một câu hỏi tốt được viết gọn và rõ, giống một câu hỏi kỹ thuật. Nó nêu đúng điều khoản bạn đang băn khoăn, kèm mục, trang hoặc số hiệu tương ứng. Người đọc phải hiểu ngay bạn hỏi gì mà không cần đoán. Câu hỏi kiểu “yêu cầu này có đúng không?” gần như chắc chắn sẽ nhận câu trả lời không đủ dùng.
Bạn nên đề xuất luôn cách hiểu của nhà thầu để bên mời thầu chỉ cần xác nhận hoặc đính chính. Cách làm này tiết kiệm thời gian cho cả hai bên, và câu trả lời thường rõ ràng hơn nhiều. Tránh hỏi những nội dung HSMT đã nêu rõ, vì câu hỏi kiểu đó dễ bị xem là thiếu chuyên nghiệp. Đồng thời, đừng đưa thông tin về giá dự thầu hay phương án cạnh tranh vào câu hỏi, bởi văn bản làm rõ sẽ gửi cho tất cả nhà thầu.
Các loại câu hỏi làm rõ thường gặp
Kinh nghiệm của đội ngũ cho thấy phần lớn câu hỏi rơi vào bốn nhóm, và mỗi nhóm có cách hỏi riêng. Nhóm đầu tiên liên quan đến yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn vật liệu, như tiêu chuẩn áp dụng cho một loại thép hay thông số thiết bị. Nhóm thứ hai là điều kiện năng lực, ví dụ cách tính hợp đồng tương tự, yêu cầu nhân sự chủ chốt hay số năm kinh nghiệm.
Nhóm thứ ba gồm biểu giá, phạm vi công việc và phương thức thanh toán. Đây là nhóm ảnh hưởng mạnh nhất đến cách lập giá dự thầu. Nhóm cuối là biểu mẫu và cách lập bảo đảm dự thầu. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng sai sót ở đây có thể khiến hồ sơ bị đánh giá không đạt.
Những sai lầm khiến câu hỏi không được xem xét
Sai lầm đầu tiên là gửi sau thời hạn hoặc gửi sai kênh. Dù nội dung hay đến đâu, câu hỏi ngoài hạn thường không được trả lời. Sai lầm thứ hai là hỏi chung chung mà không chỉ ra điều khoản nào. Khi đó bên mời thầu không có cơ sở để trả lời rõ ràng.
Sai lầm thứ ba là đưa thêm yêu cầu mới ngoài phạm vi HSMT. Làm rõ chỉ nhằm giải thích những gì đã có, không phải để thay đổi nội dung mời thầu. Sai lầm thứ tư, cũng tốn kém nhất, là không cập nhật văn bản làm rõ vào hồ sơ trước khi nộp, khiến bạn nộp một bộ hồ sơ đã lỗi thời. Để hiểu rõ hậu quả của những sai sót này, bạn có thể tham khảo thêm cách đánh giá hồ sơ và xử lý kiến nghị trong đấu thầu nâng cao.
Sau khi nhận văn bản làm rõ: rà soát và điều chỉnh hồ sơ
Khi văn bản làm rõ được đăng, việc đầu tiên là đối chiếu nội dung với từng phần hồ sơ đã soạn. Một câu trả lời có thể thay đổi cách hiểu về phạm vi công việc, vì vậy đừng chỉ đọc lướt. Tiếp theo, kiểm tra lại giá dự thầu, biểu mẫu và bảo đảm dự thầu xem có bị ảnh hưởng không. Nếu phạm vi thay đổi, giá cũng có thể phải tính lại.
Cuối cùng, lưu toàn bộ văn bản làm rõ làm căn cứ, vì nếu sau này có kiến nghị, đây sẽ là bằng chứng quan trọng nhất. Chúng tôi thường đính kèm văn bản làm rõ vào cùng thư mục với hồ sơ dự thầu và ghi chú ngày nhận, để khi cần tra cứu không phải tìm lại từ đầu. Nếu muốn nắm cách sắp xếp hồ sơ hoàn chỉnh, bạn có thể đọc quy trình làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z cho người mới.
Câu hỏi thường gặp
Có được gửi nhiều đề nghị làm rõ cho cùng một gói thầu không?
Được, nhưng nên gửi gọn và đúng trọng tâm. Gửi quá nhiều câu hỏi vụn vặt không làm câu trả lời tốt hơn, mà còn khiến bên mời thầu mất thời gian. Hãy gộp các câu hỏi cùng nhóm vào một văn bản.
Nếu bên mời thầu không trả lời đúng hạn thì xử lý thế nào?
Trước hết, kiểm tra lại xem câu hỏi đã gửi đúng kênh và đúng hạn chưa. Nếu đã đúng mà vẫn không có phản hồi, ghi lại thời điểm gửi và lưu bằng chứng. Nếu việc này ảnh hưởng đến quyền lợi, bạn có thể đưa vấn đề vào quy trình kiến nghị theo quy định, nhưng nên tham khảo ý kiến chuyên môn trước.
Văn bản làm rõ có thay đổi HSMT không?
Văn bản làm rõ không thay thế HSMT gốc, nhưng là một phần của hồ sơ mời thầu và có giá trị ràng buộc. Khi có nội dung làm rõ, bạn phải áp dụng vào hồ sơ dự thầu của mình.
Làm rõ qua hệ thống mạng khác gì gửi trực tiếp?
Với đấu thầu qua mạng, kênh chính thức là hệ thống. Văn bản làm rõ được đăng công khai nên mọi nhà thầu nhận cùng một thông tin, khác hẳn cách hỏi riêng trước đây.
Nhà thầu có thể rút đề nghị làm rõ đã gửi không?
Về nguyên tắc, sau khi gửi, đề nghị đã nằm trong hệ thống. Nếu cần điều chỉnh, nên gửi văn bản bổ sung hoặc đính chính đúng hạn thay vì mong rút lại. Cách làm cụ thể cần đối chiếu với quy định hiện hành của hệ thống.
Nếu phải chọn một lời khuyên để mang theo, đó là đọc HSMT sớm, lập danh sách câu hỏi trong vài ngày đầu và gửi qua hệ thống trước hạn ít nhất một ngày. Làm rõ đúng cách không tốn nhiều công sức, nhưng giúp hồ sơ tránh được sai sót ngay từ đầu. Nếu muốn hiểu thêm về cách đọc hồ sơ và kết quả lựa chọn, hãy xem thẩm định thầu: hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn.