Đánh giá hồ sơ dự thầu theo tiêu chí nào là câu hỏi đội ngũ bên mình gặp rất thường xuyên, nhất là từ các bạn mới bước vào nghề. Điều này không khó hiểu. Có những hồ sơ chuẩn bị khá công phu, giá cũng hợp lý, vậy mà vẫn bị loại ngay vòng đầu. Chúng tôi từng gặp một nhà thầu chào giá thấp nhất gói thầu, nhưng chỉ vì thiếu một bản sao hợp đồng tương tự còn hiệu lực đã bị loại. Nghe thì nhỏ, nhưng đó chính là kiểu lỗi khiến nhiều doanh nghiệp mất cơ hội mà không hiểu vì sao.
Vì sao hồ sơ tốt vẫn có thể bị loại từ vòng đầu?
Phần lớn người mới làm thầu hay nhầm lẫn giữa hai khái niệm: “đạt” và “được xếp hạng cao”. Đạt nghĩa là hồ sơ vượt qua ngưỡng tối thiểu do bên mời thầu đặt ra. Còn xếp hạng cao là chuyện xảy ra sau đó, khi các hồ sơ đã đạt được đặt cạnh nhau để so sánh.
Vì vậy, trước khi nghĩ đến chuyện giảm giá, bạn cần chắc chắn hồ sơ đã qua những ngưỡng cơ bản. Đồng nghiệp trong đội hay ví von rằng một hồ sơ rẻ mà không đạt giống như chiếc xe mới nhưng không có bằng lái. Có đẹp đến mấy, cũng chẳng ai dám cho chạy.
Ba nhóm tiêu chí chấm hồ sơ dự thầu
Về cơ bản, hồ sơ dự thầu được chấm theo ba nhóm lớn. Nhóm thứ nhất là năng lực và kinh nghiệm, trả lời câu hỏi nhà thầu có đủ sức thực hiện gói thầu hay không. Bạn cần chứng minh đã từng làm công việc tương tự và có nguồn lực tài chính để triển khai.
Nhóm thứ hai là kỹ thuật. Phần này mô tả biện pháp thi công, tiến độ, nhân sự và thiết bị. Bên mời thầu muốn nhìn thấy cách bạn sẽ làm việc, chứ không chỉ nghe lời khẳng định chung chung rằng bạn có năng lực. Một đoạn mô tả cụ thể về trình tự thi công nhiều khi thuyết phục hơn cả chục trang cam kết.
Nhóm thứ ba là giá dự thầu cùng các yếu tố tài chính liên quan. Giá rẻ không tự động giúp bạn thắng, bởi mức giá ấy còn phải đứng vững khi đối chiếu với hai nhóm trên. Một mức giá quá thấp đôi khi lại khiến bên mời thầu nghi ngờ khả năng thực hiện, và điều đó không có lợi cho ai.
Thứ tự xét hồ sơ và lý do không xét giá trước
Nhiều người cho rằng cứ giá thấp là thắng, nên mở phần giá đầu tiên để xem trước. Thực tế, quy định xét theo một trình tự rõ ràng. Lý do khá đơn giản: so giá của một nhà thầu không đủ năng lực thì chẳng có ý nghĩa gì.
Bước đầu tiên là kiểm tra tính hợp lệ. Hồ sơ phải đủ thành phần, đúng biểu mẫu, có chữ ký và bảo đảm dự thầu còn hiệu lực. Thiếu một mục, hồ sơ có thể bị loại mà không cần đọc tiếp. Đội ngũ bên mình đã thấy nhiều trường hợp rà soát rất kỹ phần kỹ thuật nhưng lại quên ký một trang biểu mẫu.
Bước thứ hai là đánh giá năng lực và kinh nghiệm. Nhà thầu không đạt ở bước này sẽ không được xét tiếp, dù phần kỹ thuật hay phần giá có tốt đến đâu.
Bước thứ ba là đánh giá kỹ thuật, theo thang điểm hoặc đạt/không đạt tùy hồ sơ mời thầu. Chỉ sau khi qua các bước này mới đến giá và xếp hạng. Bạn nên đọc kỹ phần trình tự trong hồ sơ mời thầu của từng gói, vì mỗi nơi có thể quy định hơi khác nhau.
Năng lực và kinh nghiệm cần chứng minh bằng gì?
Phần này hay bị xem nhẹ, nhưng lại là nơi loại nhiều hồ sơ nhất. Năng lực không thể chỉ nói miệng; bạn phải có tài liệu cụ thể để bên mời thầu kiểm chứng. Thông thường, hồ sơ cần những nhóm giấy tờ sau:
- Hợp đồng tương tự đã thực hiện trong khoảng thời gian quy định, kèm biên bản nghiệm thu hoặc giấy xác nhận.
- Báo cáo tài chính và doanh thu bình quân, cho thấy doanh nghiệp đủ nguồn lực.
- Nhân sự chủ chốt có chứng chỉ hành nghề phù hợp với loại công việc của gói thầu.
Các điều kiện thường gặp gồm số năm kinh nghiệm, giá trị hợp đồng tối thiểu và số lượng công trình tương tự. Những con số này thể hiện mức “đủ việc” mà bên mời thầu mong muốn. Nếu doanh nghiệp bạn chỉ vừa chạm ngưỡng, hãy kiểm tra thật kỹ trước khi nộp, vì chỉ cần thiếu một tài liệu là đủ để bị loại.
Một điểm đội ngũ bên mình hay nhắc là hợp đồng tương tự cần được hiểu đúng nghĩa. Không phải cứ có hợp đồng xây dựng là đều được tính. Bạn phải đối chiếu về loại công việc, quy mô và thời gian thực hiện với yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Có lần một hợp đồng sửa chữa nhỏ bị đem đi làm minh chứng cho một gói thi công lớn, và kết quả có thể đoán trước được.
Tiêu chí kỹ thuật được chấm điểm ra sao
Trong phần kỹ thuật, bạn trình bày biện pháp tổ chức thi công, tiến độ thực hiện, cách bố trí nhân sự và máy móc. Mỗi mục có một mức điểm nhất định. Đọc kỹ thang điểm sẽ giúp bạn biết nên dồn công sức vào đâu để có lợi nhất, thay vì viết đều tay cho mọi mục.
Ngoài ra còn có phần giải pháp bảo đảm chất lượng, an toàn lao động và bảo vệ môi trường. Với nhiều gói thầu, phần này được chấm khá nặng. Nếu chỉ viết chung chung kiểu “sẽ tuân thủ quy định”, điểm số khó có thể cao. Hãy nêu rõ ai chịu trách nhiệm, kiểm tra theo tần suất nào và xử lý sự cố ra sao.
Điều đội ngũ muốn nhấn mạnh là mức điểm tối thiểu cho từng mục. Có hồ sơ tổng điểm rất cao nhưng chỉ một mục nhỏ dưới ngưỡng tối thiểu vẫn bị loại. Đây là lỗi gặp khá thường xuyên khi rà soát hồ sơ của người mới. Vì vậy, đừng chỉ nhìn tổng điểm, hãy kiểm tra từng mục xem đã chạm ngưỡng hay chưa.
Tiêu chí giá dự thầu và những lỗi hay gặp
Việc đầu tiên khi xét giá là kiểm tra giá dự thầu có vượt giá gói thầu hoặc giá kiểm soát hay không. Nếu vượt, hồ sơ thường bị loại ngay, dù các phần khác đều tốt. Nhìn vào con số này trước khi làm bất cứ việc gì khác sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Một lỗi kinh điển là sai số học. Đơn giá nhân số lượng không ra đúng thành tiền, hoặc tổng các hạng mục không khớp với tổng giá. Bên mời thầu có thể hiệu chỉnh theo quy định, nhưng cách hiệu chỉnh đôi khi làm nhà thầu bất lợi. Tốt nhất là tự rà soát trước khi nộp, đừng để người khác sửa thay mình.
Nếu có thư giảm giá, hãy trình bày thật rõ: giảm trên tổng giá hay trên từng hạng mục, và phạm vi áp dụng đến đâu. Diễn đạt mơ hồ rất dễ khiến hồ sơ bị hiểu sai và đánh giá bất lợi. Đội ngũ bên mình từng gặp một thư giảm giá viết quá gọn, khiến bên mời thầu phải hỏi lại. Thời gian làm rõ kéo dài đã làm mất đi lợi thế của nhà thầu.
Chấm điểm và xếp hạng: chọn nhà thầu theo cách nào
Có hai cách phổ biến. Cách thứ nhất là đạt/không đạt: hồ sơ vượt các yêu cầu thì được xét tiếp, và thường nhà thầu có giá thấp nhất sẽ trúng. Cách thứ hai là chấm điểm tổng hợp, trong đó điểm kỹ thuật và điểm giá được cộng lại theo tỷ trọng đã định sẵn.
Với gói thầu đơn giản, tiêu chí giá thấp nhất thường được áp dụng. Khi gói phức tạp hơn, bên mời thầu hay kết hợp điểm kỹ thuật với giá để tránh chọn nhà thầu rẻ nhưng thi công kém. Tỷ trọng giữa hai phần quyết định khá nhiều thứ.
Hãy xem một ví dụ minh họa với số liệu giả định. Nhà thầu A đạt 80 điểm kỹ thuật nhưng giá cao hơn, còn nhà thầu B chỉ 70 điểm kỹ thuật nhưng giá thấp hơn. Tùy tỷ trọng, kết quả cuối cùng có thể đảo chiều. Vì vậy, tỷ trọng ghi trong hồ sơ mời thầu chính là thông tin bạn cần đọc kỹ nhất. Bạn có thể tự tính thử vài kịch bản trước khi quyết định chào giá ra sao.
Sai lầm thường gặp khi tự đánh giá hồ sơ của mình
Lỗi đầu tiên là chỉ đối chiếu với yêu cầu chính mà bỏ qua biểu mẫu và tài liệu phụ. Không ít hồ sơ rớt vì một biểu mẫu điền thiếu, chứ không phải vì năng lực yếu. Nghe thì đơn giản, nhưng lỗi này rất dễ xảy ra khi tiến độ gấp rút.
Lỗi thứ hai là quên kiểm tra hiệu lực của bảo đảm dự thầu và các giấy tờ có thời hạn. Đội ngũ bên mình từng thấy một bảo đảm hết hạn chỉ vài ngày trước thời điểm đóng thầu, và cả hồ sơ bị loại vì vậy. Hãy ghi ngày hết hạn của từng giấy tờ ra một tờ riêng để theo dõi.
Lỗi thứ ba là nhầm lẫn giữa yêu cầu bắt buộc và nội dung có thể làm rõ. Đừng tự ý bỏ qua một yêu cầu bắt buộc với suy nghĩ “sau này bổ sung cũng được”. Việc làm rõ chỉ áp dụng cho những chỗ chưa rõ nghĩa, không dùng để bổ sung tài liệu còn thiếu. Bạn có thể tham khảo thêm cách làm rõ hồ sơ mời thầu trong các bước làm rõ hồ sơ mời thầu trong thực tế để tránh nhầm lẫn này.
Quy trình tự kiểm tra hồ sơ trước khi nộp
Đội ngũ bên mình thường khuyên lập một bảng đối chiếu, mỗi dòng là một tiêu chí, mỗi cột ghi số trang chứng minh trong hồ sơ. Cách làm này giúp khó bỏ sót điều gì, nhất là khi hồ sơ dày và có nhiều người cùng tham gia soạn thảo. Bảng đối chiếu không cần đẹp, miễn là đầy đủ và ai cũng hiểu.
Sau đó, kiểm tra chéo số liệu giữa phần năng lực, phần kỹ thuật và phần giá. Ví dụ, số nhân sự nêu ở phần kỹ thuật phải khớp với danh sách nhân sự trong phần năng lực. Một sai lệch nhỏ như vậy cũng dễ bị phát hiện và làm giảm độ tin cậy của cả hồ sơ.
Cuối cùng, rà lại thời điểm và hình thức nộp theo hồ sơ mời thầu. Nộp muộn dù chỉ vài phút thường đồng nghĩa với việc không được xét. Bạn nên nộp sớm vài giờ để có thời gian xử lý sự cố kỹ thuật nếu có. Với hình thức nộp qua mạng, hãy chuẩn bị sẵn chữ ký số và kiểm tra kết nối từ trước. Nếu muốn hiểu rõ hơn về cách nộp, bạn có thể đọc hướng dẫn sử dụng đấu thầu qua mạng từ nộp đến theo dõi.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ dự thầu có bắt buộc đạt tiêu chí kỹ thuật trước khi xét giá không?
Trong đa số trường hợp là có. Nếu hồ sơ không đạt phần kỹ thuật theo ngưỡng quy định, phần giá sẽ không được xem xét tiếp. Bạn nên đọc kỹ quy định áp dụng cho đúng gói thầu của mình, vì mỗi loại gói có thể có cách tính khác nhau. Khi có thắc mắc, hãy đối chiếu lại với văn bản pháp luật hiện hành về đấu thầu và kiểm tra bản đang có hiệu lực.
Nhà thầu có thể bổ sung giấy tờ năng lực sau thời điểm đóng thầu không?
Nói chung là không. Việc làm rõ chỉ áp dụng cho nội dung chưa rõ ràng, không dùng để bổ sung tài liệu thiếu. Vì vậy, hãy chuẩn bị đủ ngay từ đầu, đừng trông chờ vào bước làm rõ sau này.
Khi nào hồ sơ bị loại ngay ở bước đánh giá năng lực?
Thường là khi thiếu hợp đồng tương tự, không đủ năng lực tài chính theo yêu cầu, hoặc nhân sự chủ chốt không có chứng chỉ phù hợp. Đây là những lỗi khó khắc phục trong thời gian ngắn trước khi đóng thầu, nên rà soát sớm ngay từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.
Thư giảm giá có ảnh hưởng đến điểm đánh giá không?
Có. Nếu thư giảm giá được trình bày rõ ràng và đúng quy định, nó sẽ được tính vào giá dự thầu sau cùng. Nếu mơ hồ, bên mời thầu có thể không áp dụng. Hãy kiểm tra lại cách trình bày trước khi nộp.
Làm sao biết mình đã đọc đủ tiêu chí trong hồ sơ mời thầu?
Hãy đếm số tiêu chí trong bảng đối chiếu rồi so với mục lục hồ sơ mời thầu. Nếu còn mục nào chưa được đánh dấu, nghĩa là bạn chưa đọc đủ và nên quay lại đọc kỹ. Đọc chậm một lần thường tiết kiệm được nhiều thời gian sửa sai về sau. Nếu cần nắm thêm nền tảng, bạn có thể xem đấu thầu cơ bản: khái niệm, hình thức và các bước.