Mỗi lần rà soát hồ sơ mời thầu, đội ngũ chúng tôi gần như luôn gặp cùng một câu hỏi: nên chọn hợp đồng trọn gói hay hợp đồng theo đơn giá? Hai cách thỏa thuận này khác nhau khá nhiều. Trọn gói chốt một con số cho toàn bộ phạm vi đã xác định. Theo đơn giá thì tiền được tính trên từng đơn vị khối lượng thực tế đã nghiệm thu. Không có đáp án chung cho mọi gói thầu. Điều cần xem trước tiên là ai sẽ gánh phần rủi ro khi khối lượng thay đổi giữa chừng.
Hai hình thức khác nhau ở điểm nào ngay từ đầu
Bạn có thể hình dung đơn giản bằng việc sơn lại nhà. Nếu hai bên thống nhất một con số cho toàn bộ công việc sơn, đó là kiểu trọn gói. Nếu thống nhất mỗi mét vuông bao nhiêu tiền rồi tính theo số mét thực tế, đó là kiểu theo đơn giá. Cả hai đều hợp lệ, chỉ khác nhau ở cách phân bổ công sức và tiền bạc.
Vấn đề nằm ở chỗ khối lượng hiếm khi đoán đúng ngay từ đầu. Với trọn gói, nếu phát sinh thêm việc, phần chênh lệch thường rơi vào nhà thầu. Với theo đơn giá, phát sinh thêm thì tiền tăng theo, và chủ đầu tư phải chấp nhận điều đó. Vì vậy cùng một gói thầu nhưng hai hình thức có thể cho kết quả tài chính rất khác.
Trước khi quyết định, bạn nên tự hỏi ba câu. Phạm vi công việc đã rõ chưa? Thiết kế có khả năng thay đổi không? Bên nào kiểm soát khối lượng tốt hơn? Trả lời được ba câu này, việc chọn hình thức sẽ bớt mơ hồ hơn nhiều. Nếu bạn cần đối chiếu lại các mốc trong quy trình, có thể xem thêm các bước làm hồ sơ dự thầu và mốc dễ sai nhất.
Cơ sở pháp lý và những điều cần kiểm tra
Luật Đấu thầu cùng các nghị định hướng dẫn quy định về các loại hợp đồng theo giá, trong đó có hình thức trọn gói, theo đơn giá và theo giá kết hợp. Điều kiện áp dụng từng hình thức được ghi cụ thể trong văn bản. Các quy định này có thể được sửa đổi theo thời gian, nên đừng dựa hoàn toàn vào trí nhớ từ những lần làm hồ sơ trước.
Trước khi soạn thảo, bạn nên đối chiếu lại văn bản hiện hành. Việc này chỉ mất vài phút, nhưng giúp tránh những lỗi khá tốn kém khi hồ sơ đã nộp và không còn kịp sửa.
Cơ sở tính giá khác nhau như thế nào
Khi làm việc với các đội thi công, chúng tôi thấy hai hình thức khác nhau rõ nhất ở hai điểm: cơ sở tính giá và cách chia rủi ro. Trọn gói dựa vào một con số cố định cho phạm vi đã duyệt. Theo đơn giá dựa vào đơn giá nhân với khối lượng nghiệm thu. Hiểu được điểm này, bạn sẽ thấy phần lớn tranh chấp đều bắt nguồn từ đó.
Khả năng điều chỉnh cũng khác nhau. Trọn gói hạn chế việc điều chỉnh, còn theo đơn giá linh hoạt hơn, nhưng đơn giá vẫn phải được thống nhất ngay từ đầu. Nếu ưu tiên của bạn là giữ chi phí ổn định, trọn gói đáng cân nhắc. Nếu lo khối lượng thay đổi làm giá lệch khỏi dự kiến, cơ chế theo đơn giá an toàn hơn.
Ai gánh rủi ro khi khối lượng thay đổi
Đây là chỗ hai hình thức khác biệt rõ nhất. Với trọn gói, nhà thầu chịu rủi ro cả về khối lượng lẫn biến động đơn giá vật tư. Nếu báo giá theo bản vẽ rồi khối lượng đào đất tăng thêm, phần chi phí đó thường không được bù. Điều này buộc nhà thầu phải khảo sát kỹ trước khi nộp hồ sơ.
Chúng tôi từng theo dõi một công trình dân dụng để minh họa. Hồ sơ dự kiến đào đất 800 mét khối, nhưng khi thi công gặp nền yếu nên phải đào thêm 200 mét khối. Nếu ký trọn gói, nhà thầu tự gánh toàn bộ 200 mét khối đó. Nếu ký theo đơn giá, khối lượng này được thanh toán theo đơn giá đã ký và chủ đầu tư chịu phần tăng thêm. Cùng một tình huống nhưng hai kết quả hoàn toàn khác nhau.
Nhà thầu nhận trọn gói nên khảo sát hiện trường kỹ và đọc bản vẽ cẩn thận trước khi báo giá. Chủ đầu tư chọn theo đơn giá thì nên chuẩn bị ngân sách đủ linh hoạt để không bị động khi khối lượng vượt dự kiến.
Điều chỉnh giá trong quá trình thực hiện
Với hợp đồng trọn gói, việc điều chỉnh giá chỉ được thực hiện trong phạm vi hợp đồng cho phép. Thường đó là khi phạm vi công việc thay đổi và được phê duyệt, hoặc khi có biến động giá theo cơ chế đã ghi trong hợp đồng. Giá vật tư tăng không tự động mở ra quyền đề nghị điều chỉnh cho nhà thầu.
Với hợp đồng theo đơn giá, đơn giá có thể giữ cố định suốt thời gian thực hiện, hoặc được điều chỉnh theo thị trường nếu hợp đồng có quy định. Điểm mấu chốt là cơ chế này phải được viết rõ ngay từ đầu, đừng để đến lúc cần mới bàn. Khi cần đối chiếu lại các điều khoản liên quan trong hồ sơ, bạn có thể tham khảo làm rõ hồ sơ mời thầu ra sao: 5 bước thực tế.
Dù theo hình thức nào, khi đề nghị điều chỉnh bạn cần có hồ sơ đi kèm: biên bản xác nhận phát sinh, tài liệu chứng minh lý do và văn bản đề nghị gửi đúng thời hạn. Thiếu một trong các thủ tục này, đề nghị thường bị từ chối, và đội ngũ chúng tôi đã gặp không ít trường hợp như vậy.
Nghiệm thu và thanh toán diễn ra khác nhau thế nào
Nghiệm thu là lúc hai bên cùng xác nhận công việc đã làm đến đâu. Với trọn gói, nghiệm thu thường chia theo giai đoạn hoặc sản phẩm hoàn thành, chẳng hạn xong móng, xong phần thô. Tiền được trả tương ứng với tỷ lệ của giai đoạn đó, nên tiến độ thanh toán phụ thuộc trực tiếp vào tiến độ thi công.
Với theo đơn giá, nghiệm thu là đo đạc khối lượng thực tế cho từng hạng mục. Biên bản cần ghi rõ kích thước, số lượng và vị trí để làm căn cứ thanh toán. Tranh chấp thường xảy ra khi ghi chép không đầy đủ ngay từ đầu thi công. Một bảng theo dõi khối lượng cập nhật hằng ngày có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian đối chiếu về sau.
Hồ sơ thanh toán cũng khác nhau. Trọn gói cần biên bản nghiệm thu giai đoạn kèm bảng tỷ lệ hoàn thành. Theo đơn giá cần bảng khối lượng nghiệm thu, nhật ký thi công và bảng tính đơn giá tương ứng.
Chọn hình thức theo tính chất gói thầu
Trọn gói phù hợp khi phạm vi công việc rõ ràng, thiết kế đã ổn định và thời gian thi công không quá dài. Lúc này rủi ro phát sinh thấp và giá dự thầu có cơ sở đáng tin hơn. Một công trình nhỏ với bản vẽ đầy đủ là ví dụ điển hình.
Theo đơn giá phù hợp hơn khi khối lượng chưa xác định chính xác, thiết kế có thể thay đổi, hoặc công việc phụ thuộc điều kiện hiện trường như đất đá, địa chất. Ép giá cố định trong những trường hợp này thường khiến cả hai bên đều thiệt: nhà thầu có thể lỗ, còn chủ đầu tư phải trả giá cho sự thiếu chính xác của hồ sơ.
Một số gói thầu lớn kết hợp cả hai hình thức, phần công việc rõ ràng thì trọn gói, phần bất định thì theo đơn giá. Cách làm này linh hoạt nhưng đòi hỏi hợp đồng phải phân định ranh giới thật rõ ràng.
Những sai lầm thường gặp khi soạn thảo
Với trọn gói, lỗi hay gặp nhất là ghi phạm vi công việc mơ hồ. Hợp đồng chỉ viết thi công theo bản vẽ và yêu cầu kỹ thuật mà không liệt kê hạng mục cụ thể. Khi tranh chấp xảy ra, không ai chứng minh được công việc nào nằm trong giá, và hai bên đều có lý lẽ riêng.
Với theo đơn giá, lỗi phổ biến là bảng đơn giá thiếu chi tiết, chỉ ghi một con số tổng cho nhiều hạng mục khác nhau. Đến lúc nghiệm thu, không biết áp đơn giá nào cho công việc nào, và việc tính toán trở nên lộn xộn.
Cuối cùng là không quy định rõ thủ tục điều chỉnh và nghiệm thu. Nhiều hợp đồng chỉ ghi chung chung rằng hai bên sẽ thống nhất, nhưng khi cần thì không có cơ chế nào để thống nhất thật sự. Đây là lỗi nhỏ về chữ nghĩa nhưng hậu quả thường rất lớn.
Hồ sơ mời thầu quyết định hình thức như thế nào
Hồ sơ mời thầu thường đã quy định sẵn hình thức hợp đồng mà chủ đầu tư muốn áp dụng. Nhà thầu nên đọc kỹ điều khoản này trước khi lập hồ sơ dự thầu, vì chọn sai hình thức so với yêu cầu có thể khiến hồ sơ không đạt ngay ở bước đánh giá.
Bạn cũng nên đối chiếu bảng khối lượng mời thầu với bản vẽ. Nếu hai bên lệch nhau nhiều, đó là tín hiệu rủi ro khối lượng, và nên cân nhắc hỏi làm rõ trước khi nộp. Để tìm hiểu thêm về cách đọc hồ sơ đấu thầu, bạn có thể xem đấu thầu cơ bản: khái niệm, hình thức và các bước.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng trọn gói có điều chỉnh giá được không?
Có, nhưng chỉ trong phạm vi hợp đồng cho phép, thường là khi phạm vi công việc thay đổi đã được phê duyệt hoặc có biến động giá theo cơ chế ghi rõ. Nếu hợp đồng không có điều khoản này, nhà thầu khó đòi điều chỉnh chỉ vì chi phí tăng.
Hợp đồng theo đơn giá có bắt buộc có bảng khối lượng không?
Về bản chất, theo đơn giá cần có bảng khối lượng hoặc cơ sở để xác định khối lượng thực tế. Bảng khối lượng mời thầu thường là điểm xuất phát. Dù chỉ là ước tính, bảng này giúp hai bên thống nhất đơn giá cho từng hạng mục.
Nhà thầu mới nên chọn hình thức nào?
Nếu chưa quen tính toán rủi ro, nhà thầu mới nên thận trọng với trọn gói. Khi phạm vi rõ và thiết kế ổn định, trọn gói vẫn ổn. Nếu công việc nhiều bất định, theo đơn giá an toàn hơn, miễn là bảng đơn giá được lập chi tiết.
Khi nào hai hình thức được kết hợp trong một gói thầu?
Khi gói thầu có nhiều hạng mục với mức độ chắc chắn khác nhau. Hạng mục rõ thì trọn gói, hạng mục bất định thì theo đơn giá. Cách này linh hoạt, nhưng ranh giới giữa các phần phải được ghi rất rõ trong hợp đồng.
Tóm lại, không có hình thức nào luôn đúng cho mọi trường hợp. Điều quan trọng nhất là hiểu ai đang gánh rủi ro và viết hợp đồng sao cho rủi ro đó được nói rõ từ đầu. Nếu còn băn khoăn với một gói thầu cụ thể, hãy đọc kỹ hồ sơ mời thầu và đối chiếu với văn bản pháp luật hiện hành trước khi quyết định.