Chứng minh năng lực kinh nghiệm thế nào thì được coi là đủ?
Đang chuẩn bị hồ sơ dự thầu mà vướng đúng mục kinh nghiệm? Đây thường là phần người làm hồ sơ loay hoay nhất. Thông lệ phổ biến là đưa ra các hợp đồng tương tự đã ký và đã hoàn thành, mỗi hợp đồng đi kèm biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý. Trong quá trình rà soát nhiều bộ hồ sơ, đội ngũ bên mình nhận thấy đây là phần hay bị làm qua loa nhất. Vì vậy, bài viết sẽ đi theo từng bước để bạn có thể áp dụng ngay khi cần.
Một hợp đồng chỉ được xem là tương tự khi cùng loại công việc, cùng quy mô và cùng tính chất với gói thầu đang dự. Hợp đồng thi công nhà ở dân dụng khó làm bằng chứng cho gói cải tạo trường học, dù cả hai đều thuộc lĩnh vực xây dựng. Hãy tự hỏi: đội thi công của bạn đã từng làm đúng dạng việc này hay chưa? Nếu câu trả lời còn mơ hồ, nên cân nhắc lại trước khi đưa vào hồ sơ.
Bảng kê và tài liệu đính kèm phải đối chiếu được với yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu không đọc lướt. Họ dò từng dòng, nên một sai lệch nhỏ về số hiệu hợp đồng hay ngày nghiệm thu cũng đủ khiến hồ sơ bị đặt câu hỏi.
Vì sao bên mời thầu luôn quan tâm đến mục kinh nghiệm
Kinh nghiệm cho thấy nhà thầu đã từng làm việc tương tự trong thực tế, chứ không chỉ có năng lực trên giấy. Một đơn vị từng thi công hạ tầng trường học thường hiểu rõ quy trình nghiệm thu, các rủi ro phát sinh và cách phối hợp với chủ đầu tư. Những điều này khó thể hiện qua một bản kê khai chung chung.
Mục này thường gắn với điểm đánh giá, và trong nhiều trường hợp còn là điều kiện đạt hoặc không đạt. Không ít hồ sơ bị loại không phải vì năng lực kém, mà vì cách kê khai không khớp với yêu cầu. Đội ngũ bên mình từng gặp một đơn vị có đủ số lượng hợp đồng, nhưng tất cả đều khác loại với gói thầu, nên phần chứng minh gần như không còn giá trị.
Đọc đúng yêu cầu kinh nghiệm trong hồ sơ mời thầu
Trước khi lọc hợp đồng, hãy mở mục tiêu chí đánh giá năng lực và kinh nghiệm trong hồ sơ mời thầu. Bạn cần nắm ba điều: số năm kinh nghiệm được yêu cầu, số lượng hợp đồng tối thiểu và giá trị tối thiểu của từng hợp đồng. Đây là các mốc để đối chiếu, không nên ước lượng bằng cảm tính. Ghi chúng ra giấy ngay từ đầu sẽ giúp bạn không quên khi làm việc với hàng chục tài liệu.
Tiếp theo, ghi lại loại công việc và quy mô được yêu cầu, tốt nhất là viết thành một dòng riêng. Chẳng hạn, nếu gói thầu yêu cầu thi công xây lắp công trình giao thông từ một cấp và giá trị nhất định trở lên, hãy chép nguyên văn như vậy. Khi có dòng này trước mắt, việc sàng lọc hợp đồng sẽ nhanh và ít sai hơn nhiều. Đừng diễn giải lại theo ý mình, vì chỉ một chữ khác đi có thể làm đổi cả phạm vi hợp đồng được chấp nhận.
Các điểm cần đối chiếu thường gồm số năm kinh nghiệm và mốc thời gian tính đến ngày đóng thầu, số hợp đồng tối thiểu cùng yêu cầu về việc đã hoàn thành hay đang thực hiện, giá trị tối thiểu của từng hợp đồng và cách quy đổi nếu có nhiều đồng tiền, cũng như loại công việc, quy mô và tính chất cụ thể được coi là tương tự.
Một lưu ý thực tế: văn bản hướng dẫn và mẫu hồ sơ có thể thay đổi theo thời điểm. Bạn nên đối chiếu với bản hiện hành của văn bản pháp luật về đấu thầu và với hồ sơ mời thầu cụ thể của gói đang dự, đừng dựa vào trí nhớ hay bài viết cũ.
Chọn hợp đồng tương tự theo từng bước để không bỏ sót
Khi đã có tiêu chí, bước tiếp theo là rà soát toàn bộ hợp đồng đã thực hiện của đơn vị. Bạn có thể làm theo trình tự sau để giảm nhầm lẫn:
- Lập danh sách mọi hợp đồng trong khoảng thời gian yêu cầu, kèm số hiệu, tên gói thầu, chủ đầu tư, giá trị và ngày nghiệm thu.
- Loại bỏ những hợp đồng không đạt điều kiện về thời gian hoặc chưa hoàn thành nghiệm thu.
- So sánh phần còn lại với các tiêu chí tương tự đã viết ra ở trên.
Đội ngũ bên mình từng gặp một tình huống khá điển hình. Một doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ cho gói sửa chữa đường nội bộ, nhưng định đưa vào hợp đồng cải tạo mặt bằng nhà xưởng vì cùng dùng bê tông và có giá trị tương đương. Khi rà lại, họ nhận ra hai công việc khác nhau về kết cấu và biện pháp thi công, nên hợp đồng đó không thực sự là bằng chứng tương tự. Loại bỏ sớm như vậy giúp hồ sơ gọn hơn và đáng tin hơn. Người chấm không cần một danh sách dài, họ cần danh sách đúng.
Bước cuối là đối chiếu từng hợp đồng đã chọn với bản gốc. Đừng chép số liệu từ bảng tổng hợp cũ mà không kiểm tra lại, vì sai sót ở bước này rất khó phát hiện khi hồ sơ đã nộp đi.
Lập bảng hợp đồng tương tự sao cho bên mời thầu dễ kiểm tra
Bảng hợp đồng nên sắp xếp theo thời gian hoặc theo giá trị, tùy yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Mỗi dòng cần đủ thông tin để người chấm có thể truy về văn bản gốc mà không phải hỏi lại. Một bảng gọn, đúng cột thường đủ thuyết phục hơn nhiều trang giải thích dài dòng.
Các cột thường gặp gồm số thứ tự, tên hợp đồng, chủ đầu tư, số hiệu hợp đồng, ngày ký, ngày nghiệm thu hoặc thanh lý, giá trị và tài liệu chứng minh đính kèm. Với hồ sơ có nhiều hợp đồng, nên ghi luôn số trang của tài liệu gốc để việc đối chiếu nhanh hơn. Đây là chi tiết nhỏ nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian cho cả hai phía.
Bạn cũng nên cân nhắc cách diễn giải phần tương tự. Ngoài tên hợp đồng, có thể thêm một câu ngắn nêu điểm chung với gói thầu đang dự, chẳng hạn về loại kết cấu hoặc hạng mục chính. Câu này không bắt buộc, nhưng giúp người chấm hiểu ngay vì sao hợp đồng được đưa vào. Viết câu đó thật cụ thể, tránh những lời khen chung chung về năng lực.
Tài liệu đính kèm và những lỗi hay gặp
Bằng chứng nghiệm thu hoặc thanh lý là phần quan trọng nhất trong bộ tài liệu. Không có chúng, hợp đồng chỉ là một con số trên giấy. Hãy kiểm tra biên bản đã có đủ chữ ký và dấu của các bên liên quan hay chưa, vì đây là chỗ hay bị bỏ sót nhất. Một biên bản thiếu chữ ký có thể khiến cả hợp đồng bị loại.
Lỗi thứ hai là đưa vào hợp đồng đang thực hiện dở dang mà không nêu rõ tiến độ. Nếu hồ sơ mời thầu cho phép, hãy ghi rõ tỷ lệ đã hoàn thành và đính kèm xác nhận khối lượng để tránh bị hiểu nhầm. Một dòng ghi chú rõ ràng thường giải quyết được cả đống thắc mắc về sau.
Lỗi thứ ba là số liệu trong bảng không khớp với hợp đồng gốc, thường do chép tay hoặc sao chép từ file cũ. Mỗi người làm hồ sơ nên tự đọc lại toàn bộ bảng với bản gốc trước khi nộp. Dành vài phút cho việc này sẽ tiết kiệm nhiều rắc rối hơn là đợi bên mời thầu phát hiện.
Nếu muốn hiểu rõ hơn toàn bộ quy trình chuẩn bị, bạn có thể đọc quy trình làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z cho người mới. Với phần kiểm tra điều kiện năng lực của chính doanh nghiệp, bạn có thể xem thêm chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng: hạng và điều kiện. Nếu hồ sơ liên quan đến việc nộp qua mạng, đăng ký nhà thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cũng là bước cần chuẩn bị trước. Bạn cũng có thể tham khảo thêm nội dung tại trang chủ Đào tạo Đấu thầu để nắm các chủ đề liên quan.
Kết luận
Chứng minh năng lực kinh nghiệm trong hồ sơ dự thầu không quá khó nếu làm đúng thứ tự: đọc kỹ yêu cầu, chọn hợp đồng thực sự tương tự, lập bảng rõ ràng và kiểm tra lại tài liệu gốc. Phần lớn sai sót đến từ việc vội vàng ở bước đối chiếu, không phải vì thiếu kinh nghiệm thật sự.
Nếu bạn đang chuẩn bị cho một gói thầu cụ thể, hãy bắt đầu bằng việc viết ra tiêu chí kinh nghiệm trước khi mở danh sách hợp đồng. Khi đã có mốc rõ ràng, việc lựa chọn và trình bày sẽ đơn giản hơn nhiều. Đừng quên đối chiếu lại với văn bản hiện hành để chắc chắn hồ sơ đúng quy định.