Lần đầu nhận hồ sơ mời thầu và thấy yêu cầu nộp một khoản bảo đảm, không ít người thấy hơi lúng túng. Chúng tôi gặp tình huống này khá thường xuyên khi làm việc với các doanh nghiệp xây dựng và thương mại. Nhìn chung, bảo đảm dự thầu là gì không hề phức tạp. Đó là khoản tiền hoặc thư bảo lãnh bạn nộp kèm hồ sơ để chứng minh mình tham gia gói thầu một cách nghiêm túc. Hiểu đúng ngay từ đầu, bạn đã loại bỏ được phần lớn rủi ro về sau.
Bảo đảm dự thầu là gì và dùng để làm gì?
Bảo đảm dự thầu là khoản tiền hoặc thư bảo lãnh mà nhà thầu nộp cùng hồ sơ dự thầu. Nói đơn giản, nó là lời cam kết của bạn với chủ đầu tư rằng bạn sẽ giữ nguyên hồ sơ trong suốt thời hạn hiệu lực đã quy định.
Mục đích của khoản này là ràng buộc trách nhiệm của nhà thầu. Chủ đầu tư không muốn gánh rủi ro khi có đơn vị nộp hồ sơ xong rồi rút lui giữa chừng. Nếu bạn trúng thầu nhưng từ chối ký hợp đồng, khoản bảo đảm có thể bị tịch thu theo quy định hiện hành. Chính vì vậy, đọc kỹ điều kiện ngay từ đầu là việc không nên bỏ qua.
Vì sao nhiều nhà thầu bị loại vì bảo đảm dự thầu?
Chúng tôi từng gặp một đơn vị chuẩn bị hồ sơ rất kỹ nhưng vẫn bị loại vì một lỗi nhỏ ở khâu bảo đảm. Lỗi phổ biến nhất là quên đối chiếu thời hạn hiệu lực của thư bảo lãnh với thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Chỉ cần bảo lãnh hết hạn sớm hơn một ngày, hồ sơ có thể bị coi là không hợp lệ.
Lỗi thứ hai là ghi sai tên đơn vị thụ hưởng hoặc sai số tiền so với yêu cầu. Nghe thì đơn giản, nhưng nhiều người chỉ phát hiện khi đặt bản bảo lãnh cạnh hồ sơ mời thầu. Còn có trường hợp dùng thư bảo lãnh của một ngân hàng không nằm trong danh sách được chấp nhận. Đọc kỹ mục chỉ dẫn nhà thầu trước khi làm sẽ tránh được gần như toàn bộ những lỗi này.
Các hình thức bảo đảm dự thầu thường dùng
Hiện nay, hình thức phổ biến nhất là thư bảo lãnh do tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng phát hành. Thủ tục khá rõ ràng, nhưng bạn sẽ phải chịu phí phát hành và có thể ảnh hưởng đến hạn mức tín dụng hiện có. Khi đi xin bảo lãnh, nên hỏi trước về thời gian thẩm định để không bị động.
Một cách khác là đặt cọc bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của chủ đầu tư theo đúng hồ sơ mời thầu. Cách này không phát sinh phí bảo lãnh. Tuy nhiên, số tiền bị giữ lại trong suốt quá trình đánh giá, nên vốn quay vòng của doanh nghiệp sẽ bị khóa trực tiếp. Chúng tôi thấy nhiều đơn vị nhỏ chọn cách này nhưng cuối cùng phải tính lại vì dòng tiền bị căng.
Ngoài hai hình thức trên, một số gói thầu có thể cho phép bảo lãnh qua doanh nghiệp bảo hiểm. Điều này tùy thuộc quy định cụ thể của từng gói, vì vậy bạn không nên tự suy đoán mà cần kiểm tra trực tiếp trong hồ sơ.
Mức bảo đảm và thời hạn hiệu lực
Mức bảo đảm thường nằm trong khoảng từ 1% đến 3% giá gói thầu, tùy quy mô và yêu cầu ghi trong hồ sơ mời thầu. Con số này nghe có vẻ nhỏ, nhưng với gói thầu lớn thì khoản tiền không hề nhẹ. Bạn nên đối chiếu trực tiếp với hồ sơ cụ thể, vì quy định có thể thay đổi theo từng thời điểm.
Thời hạn hiệu lực của bảo đảm phải bao trùm toàn bộ thời gian đánh giá và thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Lấy một ví dụ để dễ hình dung: một gói thầu 10 tỷ đồng yêu cầu mức 2% thì số tiền bảo đảm là 200 triệu đồng. Đây chỉ là phép tính minh họa. Con số thực tế bạn phải lấy từ chính hồ sơ mời thầu của mình.
Khi nào được hoàn trả bảo đảm dự thầu?
Nếu không trúng thầu, bạn thường được hoàn trả sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu. Việc này nghe đơn giản, nhưng không ít đơn vị quên theo dõi và để tiền nằm thêm nhiều tuần. Chúng tôi khuyên bạn ghi ngày có kết quả vào lịch ngay khi nộp hồ sơ, để chủ động đòi lại đúng hạn.
Nếu trúng thầu, khoản bảo đảm sẽ được hoàn trả hoặc chuyển đổi thành bảo đảm thực hiện hợp đồng, tùy quy định của chủ đầu tư và thời điểm bạn ký hợp đồng. Có những trường hợp không được hoàn trả, chẳng hạn rút hồ sơ trong thời hạn hiệu lực hoặc từ chối ký hợp đồng dù đã trúng thầu. Đây là lỗi làm mất tiền rõ ràng nhất mà người mới thường gặp.
Quy trình nộp và theo dõi bảo đảm dự thầu
Để làm đúng từ đầu, bạn có thể đi theo ba bước cơ bản sau:
- Đọc kỹ mục chỉ dẫn nhà thầu và biểu mẫu bảo đảm trong hồ sơ mời thầu, rồi ghi lại thời hạn và số tiền yêu cầu.
- Xin thư bảo lãnh trước hạn chót, sau đó kiểm tra ngay khi nhận bản, từ nội dung, con dấu đến chữ ký.
- Nộp đúng cách thức, bản gốc hoặc điện tử trên hệ thống, và lưu lại bằng chứng đã nộp.
Đừng để việc xin bảo lãnh đến sát giờ nộp. Ngân hàng cần thời gian thẩm định, và một lỗi nhỏ có thể khiến bạn phải làm lại từ đầu. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nên chừa một khoảng đệm vài ngày trước hạn chót.
Những sai lầm thường gặp khi xử lý bảo đảm dự thầu
Sai lầm đầu tiên là dùng bảo lãnh có thời hạn ngắn hơn hiệu lực hồ sơ dự thầu, như đã nói ở phần trên. Sai lầm thứ hai là không theo dõi kết quả để đòi hoàn trả đúng hạn, khiến tiền bị giữ lâu hơn cần thiết.
Sai lầm thứ ba là nhầm lẫn giữa bảo đảm dự thầu và bảo đảm thực hiện hợp đồng. Hai khoản này khác nhau về mục đích, thời điểm áp dụng và mức giá trị, nên không thể dùng thay thế cho nhau. Chúng tôi từng thấy một đơn vị đem bảo lãnh của giai đoạn này sang giai đoạn kia và phải làm lại thủ tục từ đầu.
Cách giảm chi phí và tránh khóa vốn khi nộp bảo đảm
Trước khi chọn ngân hàng, bạn nên so sánh phí phát hành thư bảo lãnh giữa vài đơn vị. Chênh lệch mỗi lần có thể không lớn, nhưng cộng dồn qua nhiều gói thầu sẽ thành một khoản đáng kể. Ngoài ra, hãy cân nhắc số gói tham gia cùng lúc. Nếu nộp quá nhiều bảo đảm đồng thời, vốn có thể bị khóa đến mức ảnh hưởng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chúng tôi thường khuyên đơn vị lập một bảng theo dõi đơn giản gồm tên gói thầu, số tiền bảo đảm, thời hạn hiệu lực và ngày có kết quả. Chỉ cần xem bảng này mỗi tuần, bạn sẽ hiếm khi bỏ sót việc quan trọng. Trước khi nộp, bạn cũng nên xem qua quy trình làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z cho người mới để nắm rõ các bước chuẩn bị.
Bảo đảm dự thầu trong bối cảnh đấu thầu qua mạng
Nhiều gói thầu hiện nay được thực hiện trên hệ thống mạng. Khi đó, việc nộp và đối chiếu bảo đảm cũng có thể diễn ra điện tử, nhưng yêu cầu về tính hợp lệ vẫn giữ nguyên. Nếu chưa quen thao tác, bạn có thể đọc thêm về đấu thầu qua mạng là gì và toàn cảnh quy trình để tránh nhầm lẫn khi nộp. Bạn cũng nên đối chiếu với Bộ Kế hoạch và Đầu tư để xem các hướng dẫn chính thức về hệ thống mạng đấu thầu.
Những câu hỏi thường gặp về bảo đảm dự thầu
Bảo đảm dự thầu có bắt buộc với mọi gói thầu không?
Không hẳn. Việc yêu cầu bảo đảm phụ thuộc vào quy định và nội dung hồ sơ mời thầu của từng gói. Bạn nên đọc kỹ mục yêu cầu để biết chắc chắn trước khi chuẩn bị.
Nhà thầu có thể dùng thư bảo lãnh của ngân hàng nào?
Thông thường, ngân hàng hoặc chi nhánh phát hành phải nằm trong danh sách được chấp nhận theo hồ sơ mời thầu. Hãy hỏi kỹ trước khi đi xin, đừng chỉ dựa vào thói quen cũ.
Sau bao lâu thì được nhận lại bảo đảm dự thầu?
Thường là sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào quy trình của chủ đầu tư, nên bạn cần theo dõi và chủ động liên hệ nếu quá lâu chưa thấy tiền về.
Không trúng thầu có cần làm thủ tục để lấy lại tiền không?
Thông thường, bạn cần gửi đề nghị hoàn trả hoặc làm thủ tục theo hướng dẫn của chủ đầu tư. Đừng chờ đợi thụ động, hãy hỏi trực tiếp để không bị quên.
Bảo đảm dự thầu khác bảo đảm thực hiện hợp đồng ở điểm nào?
Bảo đảm dự thầu ràng buộc bạn khi đang tham gia thầu. Bảo đảm thực hiện hợp đồng ràng buộc bạn khi đã trúng thầu và đang thực hiện hợp đồng. Hai khoản khác nhau về mục đích, thời điểm và mức giá trị.
Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ lần đầu, hãy bắt đầu bằng việc đọc thật kỹ phần bảo đảm trong hồ sơ mời thầu và lập bảng theo dõi ngay hôm nay. Làm đúng những bước nhỏ này, bạn sẽ tránh được phần lớn rủi ro mất tiền oan.