Nhiều người cho rằng hồ sơ dự thầu bị loại là do năng lực chưa đủ. Thực tế thường không phải vậy. Bên mình đã đọc không ít biên bản đánh giá và nhận thấy phần lớn trường hợp xuất phát từ vài lỗi nhỏ, lặp đi lặp lại, mà người làm hồ sơ bỏ qua khi làm vội. Bài này không bàn chung chung về lỗi hồ sơ. Chúng tôi đi thẳng vào những điểm rủi ro nhất để bạn tự rà soát trước khi bấm nộp.
Lỗi làm hồ sơ bị loại thường rơi vào nhóm nào?
Khi đối chiếu lại các biên bản đánh giá, đội ngũ chúng tôi thấy lỗi thường rơi vào hai nhóm. Nhóm thứ nhất là lỗi hình thức: thiếu giấy tờ, bảo lãnh sai hiệu lực, file nộp sai định dạng. Nhóm thứ hai là lỗi nội dung, tức đề xuất không trả lời đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Lỗi hình thức nghe có vẻ nhỏ, nhưng chính nó khiến hồ sơ bị gạt ngay ở vòng sơ bộ. Có hồ sơ còn chưa kịp đến phần kỹ thuật đã bị loại vì một mục bắt buộc còn trống. Hai nhóm lỗi này thường đi cùng nhau: người làm vội để thiếu một giấy tờ thì khả năng cao cũng sót một dòng trong bảng giá. Khi soát, bạn nên kiểm tra cả hai nhóm.
Vì sao lỗi hình thức hay bị bỏ sót?
Phần lớn lỗi hình thức bắt nguồn từ việc đọc hồ sơ mời thầu chưa đủ kỹ. Hồ sơ thường dài, nhiều biểu mẫu, và người làm dễ dồn sức vào phần mình cho là quan trọng. Một chữ ký thiếu, con dấu đặt lệch vị trí hay trang không đánh số đúng quy định đều có thể xảy ra mà không ai để ý.
Bên đánh giá không có thời gian bỏ qua những lỗi này. Với họ, thiếu một mục bắt buộc là đủ để không xét tiếp. Vì vậy, hãy coi mỗi yêu cầu bắt buộc như một ô cần tick, chứ không phải một đoạn chỉ cần đọc lướt. Những lỗi thường gặp nhất gồm:
- Thiếu giấy tờ bắt buộc, hoặc thiếu chữ ký, đóng dấu ở đúng vị trí quy định.
- Bảo lãnh dự thầu có thời hạn ngắn hơn yêu cầu, hoặc giá trị thấp hơn mức ghi trong hồ sơ.
- Mục lục và đánh số trang sai quy định, file tải lên sai định dạng hoặc vượt dung lượng.
Lỗi nội dung khiến hồ sơ không đạt ra sao?
Lỗi nội dung khó nhận ra hơn, vì hồ sơ nhìn bề ngoài vẫn đầy đủ. Mở ra thấy đủ mục, đủ bảng, nhưng khi đối chiếu từng dòng với yêu cầu thì lệch. Bên đánh giá làm đúng việc đó, nên một đề xuất chung chung rất dễ bị chấm thấp.
Đề xuất kỹ thuật là chỗ gặp nhiều nhất. Có hồ sơ chỉ chép lại yêu cầu của chủ đầu tư rồi dừng, không chứng minh được cách làm cụ thể. Ví dụ, đội ngũ chúng tôi từng xem một hồ sơ viết rất mượt phần biện pháp thi công nhưng không kèm sơ đồ tổ chức công trường hay tiến độ. Kết quả là phần kỹ thuật không được chấm đủ điểm, dù văn phong không có gì đáng chê.
Năng lực và kinh nghiệm tương tự cũng hay là điểm yếu. Hợp đồng được kê khai nhưng thiếu tài liệu đính kèm, hoặc số liệu trong bảng kê không khớp với bản chứng minh, là những trường hợp chúng tôi gặp không ít. Phần tài chính cần cẩn thận: chỉ một chênh lệch nhỏ giữa bảng tổng hợp và biểu giá cũng đủ khiến bên đánh giá nghi ngờ và yêu cầu làm rõ, làm chậm cả tiến trình. Bạn có thể tham khảo thêm khái niệm, hình thức và các bước đấu thầu cơ bản để nắm lại logic chung của hồ sơ trước khi rà từng mục.
Bảo lãnh dự thầu: đừng để đến sát giờ
Bảo lãnh dự thầu là cam kết tài chính giúp chủ đầu tư yên tâm khi bạn tham gia. Nghe đơn giản, nhưng đây là chỗ dễ đổ bể nhất. Nếu bảo lãnh có giá trị thấp hơn yêu cầu, hoặc hết hạn trước khi quá trình đánh giá kết thúc, hồ sơ sẽ bị coi là không hợp lệ, dù phần còn lại làm rất tốt.
Thời gian đánh giá đôi khi kéo dài hơn dự kiến, nên đừng chọn thời hạn bảo lãnh chỉ vừa đủ. Trước khi nộp, hãy kiểm tra ba mốc: ngày phát hành, ngày hết hiệu lực và thời gian hiệu lực yêu cầu của hồ sơ. Nếu khoảng cách quá sát, nên gia hạn sớm thay vì chờ đến khi có thông báo, vì lúc đó thường đã muộn. Chi tiết thủ tục và điều kiện cần đối chiếu với văn bản hiện hành.
Chuẩn bị gấp và thiếu rà soát chéo
Phần lớn lỗi sinh ra khi chuẩn bị gấp, nhất là buổi tối trước hạn nộp. Một con số được sửa ở bảng tổng hợp nhưng quên sửa ở biểu giá, hoặc tên dự án viết khác nhau giữa hai biểu mẫu. Những chi tiết nhỏ như vậy rất khó tự thấy, vì người làm đã nhìn file quá lâu.
Rà soát chéo là cách đơn giản nhất để chặn chuyện này. Một người làm, một người khác đọc lại với tâm thế của bên đánh giá, thường bắt được nhiều lỗi hơn hẳn. Nếu nhóm chỉ có một người, hãy nghỉ ít nhất vài tiếng rồi quay lại đọc, khoảng nghỉ đó đôi khi giúp bạn nhìn lỗi rõ hơn nhiều. Bên mình cũng khuyên lập danh mục kiểm tra theo từng mục của hồ sơ mời thầu, ghi rõ yêu cầu, vị trí trong hồ sơ, tài liệu đối ứng và người đã kiểm tra. Danh mục này có vẻ rườm rà, nhưng giúp bạn khỏi phải nhớ mọi thứ trong đầu.
Quy trình soát lỗi trước khi nộp
Soát lỗi nên đi theo một thứ tự cố định để không sót. Trước hết, đối chiếu từng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu với mục lục hồ sơ, xem mỗi yêu cầu đã có tài liệu tương ứng chưa. Sau đó kiểm tra chữ ký, con dấu, định dạng và dung lượng file. Cuối cùng, mở lại file đã nộp thử để chắc không có lỗi hiển thị. Có trường hợp file đúng nhưng khi tải lên thì bảng bị méo hoặc mất trang.
Nếu bạn vẫn đang chuẩn bị từ đầu và chưa nắm trình tự tổng thể, hãy đọc trước quy trình làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z cho người mới để hình dung các bước trước khi đi vào chi tiết từng mục.
Câu hỏi thường gặp
Lỗi hình thức có được bổ sung sau khi nộp không?
Tùy quy định của hồ sơ mời thầu và từng giai đoạn. Một số lỗi nhỏ có thể được làm rõ theo đúng quy trình, nhưng thiếu giấy tờ bắt buộc thường không được bổ sung sau thời điểm đóng thầu. Hãy đọc kỹ hồ sơ mời thầu và đối chiếu với văn bản pháp luật hiện hành, vì quy định có thể thay đổi.
Hồ sơ bị loại có được kiến nghị không?
Nhà thầu có quyền kiến nghị theo quy định pháp luật về đấu thầu nếu thấy kết quả đánh giá chưa đúng. Trước khi làm thủ tục, bạn nên xem lại biên bản đánh giá và thời hạn kiến nghị trong văn bản hiện hành. Nếu còn phân vân về quy trình xử lý, có thể tìm hiểu thêm qua đấu thầu nâng cao: đánh giá hồ sơ và xử lý kiến nghị.
Làm sao biết hồ sơ của mình đã đủ điều kiện?
Cách chắc chắn nhất là đối chiếu từng yêu cầu với tài liệu thực tế đưa vào hồ sơ, đừng chỉ nhìn tổng thể rồi thấy ổn. Nếu một mục chưa có tài liệu chứng minh, hãy coi như chưa đạt cho đến khi bổ sung đầy đủ. Đây là thói quen nhỏ nhưng giúp tránh phần lớn rủi ro bị loại.