Khi lập kế hoạch cho một gói thầu, câu hỏi đầu tiên chúng tôi thường nhận được là nên mời thầu theo cách nào. Nói gọn lại, hình thức lựa chọn nhà thầu là cách chủ đầu tư tìm và chọn nhà thầu cho gói thầu, gồm đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh và mua sắm trực tiếp. Mỗi hình thức đi kèm điều kiện riêng. Chọn đúng thì gói thầu chạy trơn tru. Chọn sai thì rất dễ bị kiến nghị, hủy thầu hoặc phải làm lại gần như từ đầu.
Hình thức lựa chọn nhà thầu là gì và vì sao phải chọn đúng ngay từ đầu
Bài này tập trung vào ba hình thức hay gặp nhất: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chỉ định thầu. Đây cũng là phần đội ngũ bị hỏi nhiều nhất mỗi khi làm việc với ban quản lý dự án. Có lần một đơn vị chúng tôi hỗ trợ đã ghi hình thức trong kế hoạch theo thói quen cũ, không đối chiếu lại quy mô gói thầu. Đến khi triển khai, họ mới nhận ra phải điều chỉnh kế hoạch từ đầu, mất gần một tháng.
Lý do phải chọn đúng từ đầu khá rõ. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã ghi hình thức nào thì mọi bước sau đều bám theo hình thức đó. Sai ở khâu này, các bước còn lại sẽ lệch dần, và việc sửa lại thường tốn thời gian hơn bạn nghĩ rất nhiều.
Căn cứ pháp lý quyết định hình thức lựa chọn nhà thầu
Nền tảng là Luật Đấu thầu cùng các nghị định hướng dẫn đang có hiệu lực. Luật quy định hình thức nào được dùng cho loại gói thầu nào và trong điều kiện nào. Bạn nên đối chiếu với bản đang có hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ, vì văn bản thay đổi khá thường xuyên và một bản cũ có thể khiến cả kế hoạch sai.
Bên cạnh đó là các thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Phần này hướng dẫn cách trình bày căn cứ, cách xác định giá trị gói thầu và cách ghi hình thức đã chọn. Nhiều chỗ bị bắt lỗi không phải vì chọn sai hình thức, mà vì trình bày căn cứ thiếu rõ ràng.
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu sau khi được phê duyệt là văn bản ràng buộc. Hình thức đã ghi trong kế hoạch chính là căn cứ để đối chiếu khi có kiến nghị. Muốn đổi, bạn phải làm thủ tục điều chỉnh, không thể tự ý làm theo cách khác.
Đấu thầu rộng rãi: đặc điểm, điều kiện và các bước thực hiện
Đấu thầu rộng rãi nghĩa là mời mọi nhà thầu đủ điều kiện tham dự. Đây là hình thức có mức cạnh tranh cao nhất. Ưu điểm là giá thường tốt hơn và ít bị nghi ngờ về tính minh bạch. Đổi lại, thời gian và chi phí chuẩn bị hồ sơ đều lớn hơn, cả với chủ đầu tư lẫn nhà thầu.
Điều kiện áp dụng phụ thuộc vào quy mô và tính chất gói thầu. Những gói lớn, phổ thông, có nhiều nhà thầu năng lực tương đương trên thị trường thường thuộc diện này. Quy trình thường đi theo chuỗi các bước sau:
- Đăng thông báo mời thầu công khai trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Phát hành hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu quan tâm.
- Đóng thầu và mở thầu đúng thời điểm đã thông báo.
- Đánh giá hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đã nêu trong hồ sơ mời thầu.
- Công bố kết quả lựa chọn nhà thầu.
Một điểm nhiều người bỏ qua là khoảng thời gian chuẩn bị hồ sơ phải đủ dài. Nếu quá gấp, nhà thầu có năng lực tốt cũng không kịp nộp. Khi đó cạnh tranh bị thu hẹp mà không ai kịp nhận ra, và đến lúc có kiến nghị thì đã muộn.
Đấu thầu hạn chế: khi nào được áp dụng và lưu ý pháp lý
Đấu thầu hạn chế dùng cho các gói thầu đặc thù, khi chỉ có một số ít nhà thầu đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Ví dụ điển hình là gói thiết bị chuyên dụng mà thị trường trong nước chỉ có vài đơn vị cung cấp. Trường hợp này có lý do rõ ràng, và việc mời một nhóm nhỏ là hợp lý.
Luật yêu cầu chủ đầu tư phải mời tối thiểu một số nhà thầu nhất định theo quy định. Mời ít hơn mức tối thiểu là vi phạm, dù lý do có chính đáng đến đâu. Vì vậy trước khi lập danh sách, bạn nên kiểm tra lại con số tối thiểu trong văn bản đang hiệu lực.
Rủi ro lớn nhất là lạm dụng hình thức này để thu hẹp cạnh tranh. Khi nhóm nhà thầu được mời đã được định sẵn, gói thầu rất dễ bị kiến nghị. Đây là chỗ đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách hàng cân nhắc kỹ, và ghi lại căn cứ tiêu chí lựa chọn nhóm mời ngay từ đầu.
Chỉ định thầu: các trường hợp được phép và hạn mức giá trị
Chỉ định thầu là hình thức chủ đầu tư giao thẳng gói thầu cho một nhà thầu, không qua cạnh tranh. Vì vậy luật chỉ cho phép trong những trường hợp cụ thể, như gói thầu khẩn cấp, gói thầu liên quan bí mật quốc gia, hoặc gói chỉ một nhà thầu có khả năng thực hiện.
Ngoài trường hợp đặc biệt, còn có hạn mức giá trị. Hạn mức khác nhau tùy loại gói: tư vấn, phi tư vấn, xây lắp hay hàng hóa. Gói thầu vượt hạn mức thì không được chỉ định thầu, dù lý do có hợp lý đến đâu. Đây là chỗ nhiều người mới dễ nhầm lẫn nhất.
Thủ tục cũng khắt khe hơn bạn tưởng. Bạn cần hồ sơ chứng minh lý do chỉ định, đánh giá năng lực của nhà thầu được chọn và lưu đầy đủ để giải trình khi cần. Thiếu hồ sơ là lỗi bị bắt nhiều nhất trong các đợt kiểm tra.
So sánh nhanh các hình thức theo cạnh tranh, thời gian và rủi ro
Phần này đưa ra cái nhìn tổng quát để bạn nắm xu hướng. Chi tiết cụ thể vẫn phải đối chiếu văn bản hiện hành, vì mỗi gói thầu có thể có điểm khác biệt.
Về cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi luôn cao nhất, đấu thầu hạn chế ở mức trung bình, còn chỉ định thầu gần như không có cạnh tranh. Về thời gian, đấu thầu rộng rãi kéo dài nhất vì phải qua nhiều bước công khai, chỉ định thầu thì nhanh nhất. Chi phí chuẩn bị hồ sơ cũng theo chiều tương tự. Riêng rủi ro kiến nghị thì đấu thầu rộng rãi ít khi gặp vấn đề nếu làm đúng quy trình, còn chỉ định thầu lại dễ bị soi nhất vì thiếu cạnh tranh.
Khi chọn hình thức, bạn nên nhìn vào quy mô và độ phức tạp của gói thầu trước. Gói lớn, thị trường đông nhà thầu thì ưu tiên đấu thầu rộng rãi. Gói đặc thù, ít nhà thầu thì đấu thầu hạn chế có thể hợp lý hơn. Lấy ví dụ một công trình đường nội bộ có nhiều nhà thầu năng lực tương đương, đấu thầu rộng rãi là lựa chọn an toàn. Với gói tư vấn giám sát chuyên ngành, số đơn vị đủ năng lực có thể rất ít, lúc đó đấu thầu hạn chế sẽ sát thực tế hơn.
Những sai lầm thường gặp khi chọn hình thức lựa chọn nhà thầu
Sai lầm đầu tiên là tự ý chỉ định thầu khi chưa đủ điều kiện. Nhiều người nghĩ gói thầu gấp thì được chỉ định, nhưng luật đòi hỏi đúng trường hợp và đúng hạn mức. Gấp gáp chưa bao giờ là lý do đủ mạnh khi có kiểm tra.
Sai lầm thứ hai là tách gói thầu để né hạn mức đấu thầu rộng rãi. Cơ quan kiểm tra nhìn kiểu chia nhỏ này rất kỹ, và hậu quả thường nặng hơn việc chọn sai hình thức ngay từ đầu. Đừng xem đây là mẹo.
Sai lầm thứ ba là kế hoạch không ghi rõ căn cứ pháp lý. Thiếu căn cứ thì khi có kiến nghị bạn không có gì để giải trình, dù quyết định ban đầu có đúng.
Quy trình kiểm tra trước khi quyết định hình thức
Trước khi chốt, bạn nên làm ba việc. Thứ nhất, rà lại giá trị gói thầu, tính chất và điều kiện áp dụng của từng hình thức. Thứ hai, đối chiếu với kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã duyệt để chắc không lệch. Thứ ba, lưu sẵn hồ sơ căn cứ, để khi có người hỏi bạn trả lời được ngay mà không phải lục lại tài liệu.
Nghe có vẻ tốn công, nhưng thực tế việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau. Phần lớn rắc rối chúng tôi gặp đều bắt nguồn từ việc bỏ qua bước kiểm tra này.
Lưu ý khi tra cứu thông tin và theo dõi gói thầu
Bạn có thể xem thông báo mời thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để đối chiếu hình thức mà các chủ đầu tư khác đang áp dụng cho gói tương tự. Đây là cách học nhanh nhất khi mới vào nghề, vì bạn thấy được cách trình bày thực tế chứ không chỉ đọc lý thuyết.
Văn bản pháp luật và hướng dẫn mới thay đổi thường xuyên, nên bạn cần theo dõi định kỳ. Thông tin đúng hôm nay có thể đã khác sau một đợt sửa đổi.
Khi gói thầu quá phức tạp hoặc bạn chưa chắc chắn, hãy cân nhắc tham khảo ý kiến từ các đơn vị có kinh nghiệm về đấu thầu, trước khi ra quyết định. Bạn cũng có thể tham khảo thêm đơn vị hỗ trợ đấu thầu tại HNCE để đối chiếu cách làm. Chi phí tư vấn thường thấp hơn nhiều so với thiệt hại do chọn sai hình thức.
Ngoài ra, để hiểu sâu hơn từng bước, bạn có thể đọc thêm đấu thầu cơ bản: khái niệm, hình thức và các bước. Khi đã nắm chắc kế hoạch, bước tiếp theo là làm rõ hồ sơ mời thầu, bạn có thể xem làm rõ hồ sơ mời thầu ra sao: 5 bước thực tế. Với phần thẩm định kết quả, bài thẩm định thầu: hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn cũng đáng tham khảo.
Câu hỏi thường gặp
Đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế khác nhau ở điểm nào?
Khác biệt chủ yếu nằm ở phạm vi mời thầu. Đấu thầu rộng rãi mời mọi nhà thầu đủ điều kiện, còn đấu thầu hạn chế chỉ mời một nhóm nhỏ đã được xác định theo quy định. Vì vậy mức cạnh tranh của đấu thầu rộng rãi cao hơn đáng kể.
Gói thầu nào được chỉ định thầu?
Chỉ những gói thuộc trường hợp luật cho phép mới được chỉ định, như gói khẩn cấp, gói liên quan bí mật quốc gia hoặc gói chỉ một nhà thầu thực hiện được. Thêm vào đó, giá trị gói phải nằm trong hạn mức quy định. Bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành để chắc chắn.
Có thể đổi hình thức lựa chọn nhà thầu sau khi đã phê duyệt kế hoạch không?
Có thể, nhưng phải làm thủ tục điều chỉnh kế hoạch theo đúng quy định. Không nên tự ý thay đổi khi chưa có phê duyệt, vì điều đó có thể bị xem là vi phạm.
Hình thức chọn sai thì xử lý thế nào?
Tùy mức độ, bạn có thể phải điều chỉnh kế hoạch, hủy thầu hoặc tổ chức lại quá trình lựa chọn. Nếu có kiến nghị, hồ sơ căn cứ sẽ quyết định bạn giải trình được hay không. Vì vậy hãy lưu hồ sơ ngay từ đầu.
Chỉ định thầu có cần đăng tải thông tin không?
Có. Thông tin về kết quả chỉ định thầu cần được đăng tải theo quy định trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đây là nghĩa vụ minh bạch mà nhiều người mới hay quên.
Nếu bạn đang chuẩn bị gói thầu đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc rà soát hình thức và căn cứ pháp lý. Chọn đúng từ đầu thì phần còn lại đi nhẹ nhàng hơn nhiều, và chúng tôi tin đây là khoản đầu tư thời gian đáng giá nhất.