Dự toán chi phí đầu tư ứng dụng CNTT có cách lập riêng, không giống dự toán công trình xây dựng. Người quen làm dự toán xây dựng khi chuyển sang dự án CNTT hay lúng túng ở khoản mục và căn cứ. Dưới đây chúng tôi tóm tắt cấu trúc chung và những điểm cần để ý.
Dự án ứng dụng CNTT khác dự án xây dựng ở đâu
Dự án xây dựng chủ yếu tạo ra công trình vật chất, nên chi phí xoay quanh vật liệu, nhân công và máy thi công. Dự án CNTT tạo ra hệ thống phần cứng, phần mềm, dữ liệu và dịch vụ, nên chi phí thiên về nhân lực chuyên môn, bản quyền và thiết bị.
Một khác biệt nữa là định mức. Công trình xây dựng có hệ thống định mức và đơn giá khá hoàn chỉnh. Với CNTT, nhiều khoản phải dựa trên báo giá, hợp đồng tương tự hoặc cách tính theo công sức, nên cần chứng minh căn cứ chặt chẽ hơn.
Sản phẩm cũng khó nghiệm thu bằng đo đạc như công trình. Vì vậy, phạm vi và tiêu chí nghiệm thu cần ghi rõ ngay từ đầu, để chi phí không bị đẩy lên về sau. Về cách tính khối lượng trong xây dựng, bạn có thể so sánh với bài đo bóc tiên lượng và lập dự toán.
Các khoản mục trong dự toán chi phí đầu tư ứng dụng CNTT
Dự toán chi phí đầu tư ứng dụng CNTT thường chia thành các nhóm chi phí lớn. Nhóm thiết bị gồm phần cứng, thiết bị mạng và thiết bị an toàn thông tin. Nhóm phần mềm gồm phần mềm thương mại, bản quyền sử dụng và chi phí phát triển, tuỳ phương án.
Nhóm chi phí triển khai gồm cài đặt, cấu hình, tích hợp hệ thống, chuyển đổi dữ liệu và đào tạo người dùng. Nhóm chi phí quản lý dự án và tư vấn gồm tư vấn lập dự án, thiết kế, giám sát và quản lý. Cuối cùng là chi phí khác và dự phòng.
Cách phân nhóm cụ thể và tên gọi của từng khoản mục phải theo văn bản hướng dẫn hiện hành về quản lý chi phí đầu tư ứng dụng CNTT. Chúng tôi không nêu tỷ lệ phần trăm hay định mức cụ thể ở đây vì các con số này dễ thay đổi theo từng thời kỳ.
Căn cứ và phương pháp xác định chi phí
Với thiết bị và phần mềm có sẵn trên thị trường, căn cứ thường là báo giá của các nhà cung cấp. Bạn nên xin nhiều báo giá để so sánh và chọn mức hợp lý, kèm các điều kiện về bảo hành, hỗ trợ.
Với phần phát triển hoặc tuỳ biến, chi phí thường được tính theo khối lượng công việc và đơn giá nhân công theo vị trí, hoặc theo điểm chức năng nếu quy định cho phép. Dù tính theo cách nào, bạn cũng phải mô tả rõ cách tính và khối lượng công việc.
Một ví dụ: thay vì ghi một dòng “xây dựng phần mềm” với một con số lớn, bạn tách thành các module, ước lượng công sức cho từng module và đơn giá cho từng vị trí. Cách này dễ thẩm định hơn nhiều và dễ giải trình khi có điều chỉnh.
Trình tự lập và thẩm định dự toán chi phí đầu tư ứng dụng CNTT
Trình tự điển hình bắt đầu từ việc xác định phạm vi và yêu cầu của dự án. Tiếp theo là liệt kê hạng mục, thu thập báo giá và căn cứ, tính chi phí theo từng khoản mục rồi tổng hợp thành dự toán.
Dự toán sau đó được trình thẩm định theo quy định. Đơn vị thẩm định kiểm tra căn cứ, phương pháp tính và sự phù hợp với quy định. Nếu có điểm chưa hợp lý, họ yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh. Về cách thẩm định nói chung, mời bạn xem bài thẩm định trong đấu thầu.
Dự toán được duyệt là căn cứ để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và xác định giá gói thầu. Vì vậy, sai sót ở đây sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các bước phía sau.
Chuẩn bị số liệu đầu vào trước khi lập dự toán
Số liệu đầu vào không chắc thì dự toán cũng không chắc. Trước khi tính, người lập nên gom đủ các nhóm thông tin sau.
- Phạm vi và yêu cầu kỹ thuật của dự án đã được thống nhất, gồm số người dùng, số điểm triển khai và các hệ thống cần kết nối.
- Danh mục thiết bị, phần mềm với cấu hình cụ thể, không chỉ ghi tên chung chung.
- Báo giá tham khảo từ nhiều nguồn, còn thời hạn, ghi rõ nhà cung cấp và ngày báo giá.
- Khối lượng công việc dịch vụ như cài đặt, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo người dùng và hỗ trợ sau triển khai.
- Văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực về quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin.
Lưu đầy đủ các tài liệu này cùng hồ sơ dự toán. Khi thẩm định yêu cầu giải trình, bạn sẽ có ngay căn cứ thay vì phải tìm lại từ đầu.
Lỗi hay gặp khiến dự toán bị điều chỉnh
Lỗi đầu tiên là thiếu căn cứ cho đơn giá, như báo giá không rõ nguồn hoặc đã quá cũ. Người thẩm định thường yêu cầu bổ sung căn cứ mới trước khi chấp nhận.
Lỗi thứ hai là bỏ sót khoản mục, đặc biệt các khoản tưởng nhỏ như đào tạo, chuyển đổi dữ liệu và bảo mật. Đến lúc triển khai mới phát sinh, gây thiếu kinh phí và phải xin điều chỉnh.
Lỗi thứ ba là áp dụng sai văn bản hướng dẫn khi lập dự toán, ví dụ dùng quy định đã hết hiệu lực. Hãy luôn đối chiếu văn bản đang có hiệu lực trước khi lập.
Một lỗi nữa là dự toán không khớp với thiết kế hoặc yêu cầu kỹ thuật. Khi đó, gói thầu bị mô tả không nhất quán, gây khó cho nhà thầu. Để quản lý chung vòng đời dự án, bạn có thể đọc bài quản lý dự án đầu tư xây dựng. Quy định có thể thay đổi, nên bạn hãy đối chiếu văn bản hiện hành, chẳng hạn trên cổng thông tin Chính phủ.
