Quản lý dự án đầu tư xây dựng là công việc điều phối toàn bộ vòng đời của một dự án, từ ý tưởng đến bàn giao đưa vào sử dụng. Ban quản lý dự án đứng ở trung tâm, nên cán bộ làm việc ở đây cần nắm nhiều mảng kiến thức. Chúng tôi trình bày vai trò của ban qua từng giai đoạn.
Các hình thức tổ chức quản lý dự án
Chủ đầu tư có thể chọn các hình thức quản lý khác nhau tùy quy mô và tính chất dự án. Một số dự án giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc khu vực, một số do chủ đầu tư trực tiếp quản lý, và một số thuê tư vấn quản lý dự án.
Mỗi hình thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Ban chuyên trách có kinh nghiệm và quy trình ổn định, nhưng cần nguồn lực duy trì. Thuê tư vấn linh hoạt hơn, nhưng chủ đầu tư vẫn phải giữ vai trò quyết định và kiểm soát.
Điều kiện cụ thể để được giao hay được thuê làm quản lý dự án phụ thuộc vào văn bản hiện hành. Về năng lực tổ chức, bạn có thể tham khảo bài chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng.
Giai đoạn chuẩn bị dự án
Giai đoạn này gồm lập báo cáo nghiên cứu, thẩm định và phê duyệt dự án, xác định tổng mức đầu tư, nguồn vốn và địa điểm. Ban quản lý dự án phối hợp với tư vấn để chuẩn bị hồ sơ, bảo đảm đủ thông tin để người có thẩm quyền quyết định.
Đây là giai đoạn mà các quyết định có ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí về sau. Quy mô, giải pháp kỹ thuật và tiến độ nếu chọn sai ở giai đoạn này sẽ rất khó sửa khi đã vào thi công, nên kỹ năng lập dự toán rất quan trọng. Mời bạn xem bài đo bóc tiên lượng và lập dự toán.
Giai đoạn thực hiện: lựa chọn nhà thầu, thi công, giám sát
Khi dự án được duyệt, ban lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, chia gói thầu và tổ chức đấu thầu. Phần này liên quan nhiều nhất đến nghiệp vụ đấu thầu. Bạn có thể tìm hiểu kiến thức nền tảng trong bài đấu thầu cơ bản. Các gói thầu được thực hiện qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Sau khi chọn được nhà thầu, ban ký hợp đồng và theo dõi quá trình thi công. Công việc gồm bàn giao mặt bằng, kiểm soát tiến độ, chất lượng, khối lượng, thanh toán và xử lý phát sinh. Ban phối hợp chặt chẽ với tư vấn giám sát, như trình bày trong bài giám sát thi công xây dựng.
Điều khó nhất ở giai đoạn này là cân bằng giữa tiến độ, chất lượng và chi phí. Cán bộ quản lý phải có khả năng phát hiện sớm rủi ro, như chậm giải phóng mặt bằng hay nhà thầu thiếu nhân lực, rồi đề xuất cách xử lý trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Giai đoạn kết thúc, nghiệm thu và bàn giao
Khi công trình hoàn thành, ban tổ chức nghiệm thu, hoàn thiện hồ sơ hoàn công và lập quyết toán. Công trình được bàn giao cho đơn vị quản lý sử dụng, kèm hồ sơ vận hành, bảo trì và thông tin bảo hành.
Giai đoạn này dễ bị xem nhẹ vì đội ngũ đã thấm mệt sau giai đoạn thi công. Tuy nhiên, hồ sơ thiếu sót ở bước này gây khó khăn kéo dài khi quyết toán và bảo trì. Ban nên lập danh mục hồ sơ cần có ngay từ giai đoạn đầu để thu thập dần.
Ngoài ra, công tác theo dõi bảo hành cũng thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư. Đừng quên thời điểm hết hạn bảo hành, vì sau đó chi phí sửa chữa sẽ do chủ sở hữu chịu.
Năng lực cần có của cán bộ quản lý dự án
Cán bộ quản lý dự án cần kiến thức chuyên môn về xây dựng, hiểu quy trình đầu tư, đấu thầu, hợp đồng và quản lý chi phí. Họ cũng cần kỹ năng làm việc với nhiều bên: nhà thầu, tư vấn, cơ quan quản lý và người dân quanh khu vực dự án.
Người làm tốt thường có thói quen ghi chép và lưu hồ sơ có hệ thống, biết đặt câu hỏi khi chưa rõ và dám báo cáo vấn đề sớm. Những điều này quan trọng không kém gì bằng cấp. An toàn lao động là một phần không thể thiếu trong công việc này. Mời bạn đọc thêm bài an toàn lao động trên công trường.
Quy định về điều kiện năng lực của người làm quản lý dự án thay đổi theo thời kỳ. Bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành, ví dụ qua cổng thông tin của Bộ Xây dựng.
Bài học từ những dự án chậm tiến độ
Trong những dự án chậm tiến độ mà chúng tôi quan sát, nguyên nhân thường không nằm ở một sự cố lớn. Đó là chuỗi những việc nhỏ bị trì hoãn: thủ tục phê duyệt kéo dài, bàn giao mặt bằng thiếu một phần, hồ sơ thanh toán bị trả lại vì thiếu chữ ký.
Một ban quản lý dự án có kinh nghiệm thường lập danh sách các đầu việc then chốt cho từng giai đoạn, kèm người phụ trách và hạn xử lý. Họ họp ngắn đều đặn để rà soát danh sách này, thay vì chỉ họp khi đã xảy ra vấn đề.
