Trong nghề làm hồ sơ thầu, đội ngũ chúng tôi nhận ra nhiều người xem việc làm việc với chủ đầu tư và bên mời thầu như một cuộc trò chuyện kinh doanh bình thường. Nhưng khi đã bước vào một gói thầu, mọi lời trao đổi đều nằm trong khuôn khổ pháp luật đấu thầu. Chỉ một câu trả lời nói sai chỗ, sai người cũng có thể khiến hồ sơ bị loại ngay từ vòng đánh giá đầu tiên. Bài viết này tổng hợp những gì chúng tôi đã đúc kết qua nhiều năm làm hồ sơ, để bạn biết nên nói gì, nói với ai và ghi lại thế nào.
Quan hệ với chủ đầu tư và bên mời thầu không giống quan hệ đối tác thương mại
Nói thẳng ra, đây không phải quan hệ thương mại tự do. Chủ đầu tư và bên mời thầu đều vận hành theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Vì vậy, mọi cam kết và phản hồi đều phải có căn cứ rõ ràng. Một cuộc điện thoại thống nhất vài điểm nghe thì tiện, nhưng nếu không được ghi thành văn bản, nó gần như không tồn tại trước hội đồng đánh giá.
Chúng tôi từng gặp một trường hợp khá điển hình. Một cán bộ hồ sơ mới vào nghề đã thống nhất qua điện thoại cách hiểu một yêu cầu năng lực. Hồ sơ được hoàn thiện theo cách hiểu đó. Đến lúc đánh giá, cách hiểu ấy không được chấp nhận, và phần hồ sơ liên quan bị gạt sang một bên. Từ đó, chúng tôi luôn nhắc đồng nghiệp: điều gì không có chữ ký thì không ai coi là đã nói.
Mỗi bên có vai trò riêng. Chủ đầu tư quyết định nhu cầu và nguồn vốn. Bên mời thầu tổ chức quá trình lựa chọn và trả lời thắc mắc về hồ sơ mời thầu. Còn nhà thầu chỉ có quyền đặt câu hỏi làm rõ trong phạm vi quy định, đồng thời có trách nhiệm đáp ứng đúng những yêu cầu đã nêu, không thêm, không bớt.
Xác định đúng đầu mối có thẩm quyền
Trước khi gửi bất kỳ câu hỏi nào, hãy xác định ai là người có thẩm quyền ký văn bản. Thông thường đó là người đứng đầu bên mời thầu hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Những cá nhân chỉ tiếp nhận hoặc chuyển tiếp thông tin không nên được coi là người trả lời chính thức, dù họ rất thân thiện và nhiệt tình hỗ trợ.
Một mẹo nhỏ đội ngũ chúng tôi hay áp dụng: khi nhận được câu trả lời từ người chưa rõ thẩm quyền, hãy hỏi lại xem văn bản đó có do người có thẩm quyền ký hay không. Cách hỏi này không làm mất lòng ai, mà còn giúp bạn tránh rủi ro về sau.
Kênh chính thức và kênh nên tránh
Kênh chính thức thường gồm văn bản có đóng dấu, hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và thư điện tử có ghi nhận gửi nhận. Nội dung quan trọng phải đi qua kênh có dấu vết. Ngược lại, ứng dụng nhắn tin cá nhân hay mạng xã hội không nên dùng để trao đổi nội dung đấu thầu, vì chúng không bảo đảm tính toàn vẹn và rất khó chứng minh khi cần.
Chúng tôi từng thấy một đội hồ sơ hỏi làm rõ qua tin nhắn, nhận được câu trả lời rất rõ ràng. Đến khi cần đối chiếu thì tin nhắn đã bị thu hồi, không còn gì để chứng minh. Đó là bài học đắt giá mà chúng tôi không muốn bạn phải trả.
Nguyên tắc giao tiếp đúng mực
Hãy nói ngắn gọn và bám vào trọng tâm. Hỏi dài dòng dễ khiến người trả lời hiểu sai và phản hồi lệch ý. Một câu hỏi rõ ràng thường nhận được một câu trả lời rõ ràng. Thử hình dung người đọc câu hỏi của bạn không biết gì về hồ sơ của bạn. Nếu họ vẫn hiểu được, nghĩa là câu hỏi đã đủ tốt.
Đừng đưa ra cam kết vượt ngoài phạm vi hồ sơ. Bạn không nên hứa một tiến độ hay mức giá không có trong hồ sơ dự thầu, vì lời cam kết như vậy có thể trở thành lỗi khi đánh giá. Khi chưa chắc chắn, hãy nói rằng sẽ xác nhận lại bằng văn bản, thay vì trả lời ngay theo cảm tính.
Tuyệt đối không trao đổi riêng về kết quả và không đề nghị bất kỳ lợi ích nào. Đây là lằn ranh pháp lý mà chúng tôi nhắc đi nhắc lại với các bạn mới. Giữ thái độ khách quan, tôn trọng quy trình và thời hạn chính là cách bảo vệ cả bạn lẫn doanh nghiệp.
Cách đặt câu hỏi làm rõ hồ sơ mời thầu
Khi cần làm rõ, hãy nêu đúng điều khoản, mục và trang đang vướng. Thay vì viết “hồ sơ này có ổn không”, bạn nên viết cụ thể: “mục 3.2 trang 15 yêu cầu năng lực tài chính, xin xác nhận cách tính doanh thu bình quân”. Người đọc sẽ nắm nhanh vấn đề và trả lời chính xác hơn nhiều.
Một câu hỏi làm rõ tốt thường có ba phần:
- Ghi rõ số hiệu mục, trang và nội dung đang băn khoăn.
- Nêu cách hiểu hiện tại của bạn để bên mời thầu xác nhận hoặc đính chính.
- Đề xuất hướng xử lý nếu có, để câu trả lời dễ đi đến kết luận.
Nên đặt câu hỏi một lần cho đủ ý và tránh hỏi đi hỏi lại cùng một nội dung. Hỏi lặp dễ bị hiểu là gây khó, đồng thời làm rối thông tin trong hồ sơ.
Sau khi nhận phản hồi, hãy đối chiếu lại với hồ sơ gốc. Có trường hợp câu trả lời làm rõ lại mâu thuẫn với một điều khoản khác. Khi đó cần hỏi tiếp bằng văn bản để có thứ tự rõ ràng, thay vì tự suy diễn theo hướng có lợi cho mình.
Lưu vết văn bản: vì sao mọi trao đổi cần bằng chứng
Mọi trao đổi quan trọng nên được ghi lại đầy đủ: thời điểm, nội dung, người gửi và người nhận. Việc này nghe có vẻ nhỏ, nhưng khi phát sinh tranh chấp, nó quyết định rất nhiều.
Hãy lưu bản gốc của thư, công văn và biên bản làm rõ, không chỉ lưu ảnh chụp hay bản tóm tắt. Bản gốc có ngày gửi, chữ ký và dấu là căn cứ mạnh nhất khi cần đối chiếu. Một tệp ảnh chụp màn hình rất dễ bị bác bỏ.
Có vài dấu hiệu cho thấy trao đổi đang thiếu bằng chứng. Có thông tin đã nghe nhưng không có văn bản nào. Các thành viên trong đội hồ sơ hiểu mỗi người một kiểu. Hoặc không ai nhớ chắc ngày nào đã hỏi gì. Gặp những tình huống này, bạn nên dừng lại và bổ sung văn bản ngay, đừng để sang ngày hôm sau.
Mẫu bảng theo dõi lưu vết cho từng gói thầu
Đội ngũ chúng tôi thường lập một bảng theo dõi riêng cho mỗi gói thầu để không bỏ sót văn bản nào. Bảng nên có các cột như loại văn bản, người lập, hạn lưu và nơi lưu trữ. Mỗi đội có thể điều chỉnh thêm theo quy mô gói thầu của mình.
| Loại văn bản | Người lập | Hạn lưu | Nơi lưu trữ |
|---|---|---|---|
| Công văn hỏi làm rõ | Cán bộ hồ sơ | Đến khi kết thúc hợp đồng | Thư mục gói thầu, bản giấy và bản điện tử |
| Văn bản trả lời của bên mời thầu | Bên mời thầu | Đến khi kết thúc hợp đồng | Cùng thư mục với công văn hỏi |
| Biên bản trao đổi trực tiếp | Người tham dự ghi | Đến khi kết thúc hợp đồng | Thư mục gói thầu, có chữ ký các bên |
Với gói thầu dịch vụ tư vấn, các câu hỏi về nhân sự chủ chốt thường phát sinh qua nhiều vòng. Cần ghi rõ phiên bản hỏi và phiên bản trả lời ở từng vòng để tránh nhầm lẫn. Với gói thầu xây lắp, câu hỏi thường tập trung vào bản vẽ và tiêu chuẩn vật liệu, nên lưu kèm bản vẽ đối chiếu ngay trong hồ sơ trao đổi.
Trước khi nộp hồ sơ, hãy rà lại toàn bộ danh sách văn bản. Kiểm tra xem câu trả lời nào chưa được đưa vào hồ sơ, và có văn bản cũ nào đã được thay bằng bản mới hay chưa. Bước rà soát này nhỏ nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý sai sót sau đó.
Các tình huống thường gặp và cách xử lý
Bên mời thầu trả lời muộn hoặc không rõ ràng là chuyện khá phổ biến. Khi gặp tình huống này, đừng im lặng chờ đợi. Hãy gửi nhắc lại bằng văn bản, nêu rõ ngày đã hỏi và nội dung cần làm rõ, để có dấu vết cho thấy bạn đã chủ động theo dõi.
Có những thông tin bạn nhận qua điện thoại. Cách xử lý đúng là gửi lại một văn bản xác nhận, ví dụ: “Kính gửi quý đơn vị, chúng tôi ghi nhận nội dung trao đổi ngày… như sau… Đề nghị quý đơn vị xác nhận lại bằng văn bản.” Nếu không có phản hồi, ít nhất bạn đã có căn cứ từ phía mình, và điều đó vẫn có giá trị hơn việc không làm gì.
Phát hiện sai sót sau khi đã trao đổi cũng cần xử lý nhanh. Đừng cố che đi. Hãy báo bằng văn bản, nêu rõ sai sót và đề xuất cách sửa để việc điều chỉnh được ghi nhận minh bạch. Qua kinh nghiệm của chúng tôi, các đơn vị chủ động xử lý sai sót thường được đánh giá tốt hơn những đơn vị cố lấp liếm.
Sai lầm thường gặp khi giao tiếp với chủ đầu tư
Sai lầm đầu tiên là hứa miệng mà không ghi lại. Người nghe thường nhớ theo ý mình, và khi cần đối chiếu thì không còn bằng chứng nào trong tay.
Sai lầm thứ hai là trao đổi nội dung đấu thầu qua ứng dụng nhắn tin cá nhân. Tin nhắn có thể bị thu hồi, không có dấu và khó được công nhận như một văn bản chính thức.
Sai lầm thứ ba là hiểu sai ý làm rõ rồi áp dụng thẳng vào hồ sơ. Chúng tôi khuyên bạn luôn hỏi lại để xác nhận ý hiểu trước khi sửa hồ sơ. Một câu xác nhận nhỏ có thể giúp tránh cả một vòng loại đáng tiếc.
Lưu ý khi cần kiến nghị hoặc khi có tranh chấp
Khi gặp vướng mắc nghiêm trọng, bạn cần biết giai đoạn nào có thể kiến nghị và theo trình tự nào. Quy định về kiến nghị trong đấu thầu có các mốc thời gian nhất định, và quá hạn có thể làm mất quyền. Bạn nên đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành để nắm đúng thời hạn và thẩm quyền xử lý, vì quy định có thể đã được sửa đổi.
Hồ sơ chứng cứ nên được chuẩn bị từ sớm, ngay trong quá trình trao đổi, chứ không đợi đến khi có tranh chấp mới gom lại. Những gì bạn có từ đầu sẽ quyết định khả năng bảo vệ quyền lợi. Gom vội vàng thường làm thiếu sót những văn bản quan trọng nhất.
Khi vụ việc phức tạp hoặc có giá trị lớn, nên tham vấn chuyên gia pháp lý để được tư vấn đúng theo hoàn cảnh cụ thể. Bài viết này chỉ chia sẻ kinh nghiệm chung, không thay thế ý kiến pháp lý chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Có cần trao đổi với bên mời thầu bằng văn bản không?
Nên có, nhất là với những nội dung ảnh hưởng đến hồ sơ. Văn bản giúp bạn có căn cứ khi cần đối chiếu sau này, đồng thời giúp bên mời thầu trả lời rõ ràng hơn.
Sau khi gặp trực tiếp, có phải gửi lại công văn xác nhận không?
Chúng tôi khuyên nên làm vậy. Một công văn ngắn ghi lại nội dung đã thống nhất, gửi cho bên mời thầu xác nhận, sẽ tránh được hiểu lầm về sau.
Thời hạn lưu giữ văn bản trao đổi là bao lâu?
Thông thường nên lưu đến khi kết thúc hợp đồng và hết thời hạn bảo hành, thậm chí lâu hơn nếu có vướng mắc. Bạn nên đối chiếu quy định hiện hành để chọn mốc phù hợp.
Có thể làm rõ hồ sơ mời thầu qua điện thoại không?
Điện thoại có thể dùng để hỏi nhanh, nhưng không nên là kênh duy nhất. Sau cuộc gọi, hãy gửi văn bản xác nhận lại nội dung đã nghe.
Nếu bên mời thầu không trả lời, cần làm gì?
Hãy gửi nhắc lại bằng văn bản và giữ bản ghi ngày gửi. Nếu vẫn không có phản hồi và ảnh hưởng đến quyền lợi, cần xem xét các bước kiến nghị theo quy định. Bạn có thể tham khảo thêm cách làm rõ hồ sơ mời thầu qua 5 bước thực tế để chuẩn bị văn bản hỏi cho đúng.
Khi cần nắm toàn bộ quy trình kiến nghị, bạn có thể xem thêm đánh giá hồ sơ và xử lý kiến nghị. Nếu muốn hiểu vị trí của việc lưu vết trong cả hồ sơ dự thầu, bạn có thể đọc quy trình làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z. Để tìm hiểu thêm về đơn vị đứng sau trang, bạn có thể xem giới thiệu về chúng tôi.