Tra cứu thông báo mời thầu mỗi ngày là việc không khó, nhưng để tìm đúng gói cần theo dõi thì cần có cách lọc. Mỗi ngày có hàng nghìn thông báo được đăng lên hệ thống. Nếu bạn gõ một từ khóa rộng rồi lướt danh sách, rất dễ mất cả buổi sáng mà vẫn bỏ sót gói quan trọng. Cách hiệu quả hơn là thiết lập bộ lọc theo ba trục: lĩnh vực, địa bàn và thời gian. Làm đúng thứ tự này, danh sách cần theo dõi thường chỉ còn vài chục dòng.
Vì sao tra cứu thông báo mời thầu hay mất thời gian?
Lý do đầu tiên là khối lượng. Thông báo đăng tải mỗi ngày rất nhiều, nhưng không gói nào cũng liên quan đến năng lực của doanh nghiệp bạn. Một gói thi công xây lắp ở miền Trung không có ích cho đơn vị tư vấn thiết kế ở Hà Nội.
Lý do thứ hai nằm ở từ khóa. Gõ quá chung thì kết quả tràn ngập. Gõ quá hẹp thì bạn dễ sót các gói được đặt tên theo cách khác. Vì vậy, nên thử vài biến thể từ khóa và so sánh kết quả trước khi chốt.
Mục tiêu của bài này rất cụ thể: sau khi làm xong, bạn có một danh sách gói thầu đã được sàng lọc và sẵn sàng theo dõi.
Chuẩn bị gì trước khi vào mạng đấu thầu quốc gia?
Trước hết, kiểm tra tài khoản đăng nhập còn hoạt động hay không. Nếu cần xem hồ sơ mời thầu đầy đủ, chứng thư số của nhà thầu cũng phải còn hiệu lực, vì nhiều tệp đính kèm chỉ mở được sau khi xác thực.
Tiếp theo, ghi ra một file ghi chú gồm ba thông tin: lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, các tỉnh hoặc bộ ngành thực sự triển khai được, và khoảng thời gian cần quét, thường là 30 ngày gần nhất.
Cuối cùng, lập hai danh sách từ khóa. Danh sách thứ nhất mô tả công việc bạn muốn tìm. Danh sách thứ hai là từ khóa loại trừ để gạt bỏ nhiễu. Ví dụ, nếu làm tư vấn giám sát, có thể loại trừ các gói mua sắm thiết bị văn phòng đi kèm.
Các thao tác tìm kiếm, làm theo từng bước
- Vào mục tìm kiếm thông báo mời thầu và chọn đúng loại thông báo, chẳng hạn thông báo mời quan tâm hoặc thông báo mời thầu.
- Nhập từ khóa chính rồi chọn bộ lọc lĩnh vực. Đây là bước quan trọng nhất, nên làm trước khi đặt địa bàn.
- Thiết lập địa bàn theo tỉnh hoặc thành phố. Nếu gói thuộc chủ đầu tư trung ương, chọn theo bộ hoặc ngành chủ quản.
- Đặt khoảng thời gian đăng tải, chạy tìm kiếm và xem số lượng kết quả. Nếu còn quá nhiều hoặc quá ít, điều chỉnh trước khi đi tiếp.
Khi kết quả quá nhiều, đừng vội thêm từ khóa mới. Hãy thu hẹp địa bàn trước, vì bước này thường loại được nhiều gói không liên quan hơn là đổi từ khóa.
Chọn đúng nhóm lĩnh vực để không lọc nhầm
Gói thầu được chia thành nhiều nhóm: hàng hóa, xây lắp, tư vấn, phi tư vấn và hỗn hợp. Mỗi nhóm có quy trình đánh giá và yêu cầu hồ sơ năng lực khác nhau. Chọn nhầm nhóm thì phần lớn gói hiện ra sẽ không khớp với năng lực thực tế.
Cách an toàn nhất là chọn lĩnh vực trùng với ngành nghề đã đăng ký kinh doanh và chứng chỉ năng lực đang có. Đừng chọn theo cảm tính hay vì gói nào nghe có vẻ dễ thắng.
Khi đã có danh sách, mở mã và tên gói để đối chiếu lại. Có những gói tên nghe giống nhau nhưng mã thuộc nhóm khác hoàn toàn.
Lọc địa bàn và chủ đầu tư: nên ưu tiên điều gì?
Địa bàn quyết định chi phí đi lại, nhân sự và khả năng quản lý công trường. Gói ở tỉnh xa có thể hấp dẫn trên giấy, nhưng sẽ bào mòn lợi nhuận nếu đội thi công phải di chuyển liên tục. Hãy tính thêm chi phí ăn ở và vận chuyển vào con số dự kiến.
Chủ đầu tư cũng đáng cân nhắc. Với đơn vị bạn đã từng làm việc, bạn hiểu quy trình nghiệm thu và tốc độ thanh toán. Với chủ đầu tư mới, nên tìm hiểu qua các gói họ đã đăng trước đó.
Với gói liên tỉnh, đọc kỹ phạm vi thực hiện. Có trường hợp tiêu đề ghi nhiều địa phương nhưng khối lượng thực tế chỉ nằm ở một nơi.
Ba mốc thời gian: đăng tải, đóng thầu và mở thầu
Đây là chỗ nhiều người nhầm lẫn nhất. Ngày đăng tải là lúc thông báo xuất hiện trên hệ thống. Thời điểm đóng thầu là hạn chót nộp hồ sơ. Thời điểm mở thầu là lúc hồ sơ được mở công khai, thường ngay sau khi đóng thầu.
Nếu chỉ nhìn ngày đăng tải, bạn dễ bỏ lỡ hạn nộp. Nên đặt lịch nhắc cho từng gói ưu tiên, nhắc trước hạn ít nhất ba ngày làm việc để kịp xử lý chứng thư số, in ấn và rà soát hồ sơ.
Với gói sắp đóng, đừng đợi đến phút chót mới kiểm tra chứng thư số. Một lần kiểm tra mất vài phút có thể giúp bạn tránh rủi ro lớn.
Mẫu bảng theo dõi gói thầu
Sau khi lọc xong, đưa kết quả vào một bảng đơn giản. Bên dưới là mẫu có thể điều chỉnh cho phù hợp với đơn vị bạn.
| Cột | Nội dung cần ghi |
|---|---|
| Mã gói thầu | Sao chép đúng từ hệ thống, không gõ tay |
| Tên gói | Ghi đầy đủ để sau này dễ tìm lại |
| Lĩnh vực | Hàng hóa, xây lắp, tư vấn, phi tư vấn hoặc hỗn hợp |
| Địa bàn | Tỉnh, thành, hoặc bộ, ngành chủ quản |
| Chủ đầu tư | Tên đơn vị, kèm ghi chú lịch sử làm việc nếu có |
| Ngày đóng thầu | Ghi cả giờ, vì nhiều gói đóng vào buổi sáng |
| Trạng thái | Đang mở, đã đóng, có làm rõ hoặc sửa đổi |
Cập nhật bảng này mỗi ngày làm việc. Nên đánh dấu riêng các gói ưu tiên và gói đang có yêu cầu làm rõ.
Lỗi thường gặp khi tra cứu và cách tránh
Lỗi đầu tiên là từ khóa quá chung, khiến bạn chỉ lướt qua và bỏ sót gói phù hợp. Ngược lại, từ khóa quá hẹp làm mất các gói có cách gọi khác. Hãy thử hai ba biến thể và chọn bộ có độ chính xác cao nhất.
Lỗi thứ hai là không kiểm tra trạng thái. Trước khi làm bất cứ việc gì, hãy xem trạng thái hiện tại của gói.
Lỗi thứ ba là chỉ đọc tiêu đề. Điều kiện dự thầu, yêu cầu năng lực và hạn nộp thường nằm trong thông báo đầy đủ.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu thông báo mời thầu có cần tài khoản không?
Xem danh sách thông báo cơ bản có thể làm mà không cần đăng nhập. Để lưu bộ lọc, theo dõi gói và tải hồ sơ mời thầu, bạn nên có tài khoản. Nếu cần nộp hồ sơ, chứng thư số là bắt buộc.
Nên lọc theo lĩnh vực hay địa bàn trước?
Nên lọc theo lĩnh vực trước, vì bước này loại được nhiều gói không đúng năng lực nhất. Địa bàn là bước tinh chỉnh sau đó.
Làm sao biết gói thầu còn hạn nộp hồ sơ?
Kiểm tra thời điểm đóng thầu ghi trong thông báo và đối chiếu với giờ hiện tại, không chỉ nhìn ngày đăng tải. Nếu có sửa đổi, xem thời điểm đóng thầu mới nhất vì hạn có thể đã được gia hạn.
Có thể theo dõi thông báo mới tự động không?
Nhiều hệ thống cho phép lưu bộ lọc và nhận thông báo khi có kết quả mới phù hợp. Nếu không có tính năng này, bạn có thể chạy lại bộ lọc đã lưu mỗi buổi sáng.
Nếu muốn hiểu sâu hơn về quy trình sau khi đã chọn được gói, bạn có thể đọc thêm hướng dẫn sử dụng đấu thầu qua mạng: nộp và theo dõi. Khi đã sẵn sàng làm hồ sơ, bài các bước làm hồ sơ dự thầu và mốc dễ sai nhất giúp bạn tránh những lỗi hay gặp. Nếu còn mới với nghề, tham khảo đấu thầu cơ bản: khái niệm, hình thức và các bước. Hãy đối chiếu lại thông tin với hệ thống chính thức trước khi ra quyết định, vì quy định có thể được cập nhật. Tra cứu thông báo chính thức tại Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.