Chứng thư số nhà thầu là chữ ký điện tử của doanh nghiệp khi làm hồ sơ dự thầu trên mạng. Thiếu nó, bạn không thể nộp hồ sơ; để lỡ hạn gia hạn, bạn có thể mất cơ hội ngay ngày đóng thầu. Chúng tôi tóm tắt những điều người làm thầu nên biết.
Chứng thư số dùng để làm gì trong đấu thầu
Chứng thư số xác nhận danh tính của người ký và bảo đảm nội dung hồ sơ không bị sửa đổi sau khi ký. Trong đấu thầu qua mạng, nó có giá trị tương đương chữ ký và con dấu trên hồ sơ giấy ở những nội dung được pháp luật chấp nhận.
Bạn sẽ dùng chứng thư số khi đăng nhập một số chức năng, ký hồ sơ dự thầu và xác thực các giao dịch trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Vì vậy, nó là một công cụ cần có từ lúc đăng ký tài khoản.
Mỗi chứng thư số gắn với một tổ chức hoặc một cá nhân đại diện cụ thể. Nếu người đó rời công ty hoặc thay đổi thông tin, bạn phải làm thủ tục điều chỉnh, chứ không thể tiếp tục dùng như cũ.
Chọn nhà cung cấp và loại chứng thư phù hợp
Chứng thư số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép phát hành. Khi chọn, bạn nên xem nhà cung cấp có được hệ thống đấu thầu chấp nhận hay không, thời gian xử lý hồ sơ, dịch vụ hỗ trợ khi có sự cố và chính sách gia hạn.
Chúng tôi không khuyên nhà cung cấp cụ thể nào, và cũng không nêu bảng giá. Bạn nên hỏi báo giá của vài đơn vị, đồng thời xác nhận trực tiếp trên hệ thống để chắc chắn loại chứng thư đó dùng được cho đấu thầu.
Về hình thức, chứng thư thường lưu trên thiết bị token USB hoặc một dạng lưu khác do nhà cung cấp quy định. Với doanh nghiệp làm nhiều gói thầu cùng lúc, việc có thiết bị dự phòng hoặc quy trình rõ ràng về người giữ token giúp tránh gián đoạn.
Đăng ký chứng thư số với hệ thống mạng đấu thầu
Sau khi có chứng thư số, bạn cần đăng ký thông tin chứng thư vào tài khoản nhà thầu để hệ thống nhận diện. Quy trình cụ thể gồm đăng nhập tài khoản, chọn mục quản lý chứng thư số, kê khai thông tin và xác thực bằng chính chứng thư vừa cấp.
Điều cần kiểm tra kỹ là thông tin trên chứng thư phải khớp với tài khoản: tên tổ chức, mã số thuế và người đại diện. Một khác biệt nhỏ cũng có thể khiến việc đăng ký bị từ chối. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy xem trước bài hướng dẫn đăng ký nhà thầu.
Hãy thử ký một tệp thử và đăng nhập lại ngay sau khi đăng ký. Làm vậy bạn phát hiện lỗi trình điều khiển hoặc trình duyệt từ sớm, chứ không đợi tới hôm nộp hồ sơ mới biết.
Gia hạn, thay đổi và thu hồi chứng thư số
Chứng thư số có thời hạn hiệu lực. Đến gần ngày hết hạn, nhà cung cấp thường nhắc gia hạn, nhưng đừng chỉ chờ nhắc. Chúng tôi khuyên đặt lịch nhắc nội bộ sớm hơn, vì thủ tục có thể mất thời gian và gói thầu của bạn không đợi.
Khi doanh nghiệp đổi tên, đổi người đại diện hoặc đổi người giữ token, bạn phải làm thủ tục thay đổi thông tin chứng thư. Nếu để nguyên, hồ sơ ký bằng chứng thư không còn phù hợp thông tin pháp lý có thể bị coi là không hợp lệ.
Trong trường hợp mất token hoặc nghi ngờ bị lộ, hãy liên hệ ngay nhà cung cấp để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư. Đây là việc cần làm gấp, vì kẻ gian có thể ký thay doanh nghiệp bạn nếu chiếm được thiết bị cùng mật khẩu.
Chứng thư số đi cùng hầu hết thao tác trên hệ thống, từ ký hồ sơ tới nộp thầu. Trình tự từng bước được trình bày trong bài hướng dẫn sử dụng đấu thầu qua mạng.
Bảo mật token và mật khẩu
Token và mã PIN là chìa khoá chữ ký của cả doanh nghiệp. Hãy coi chúng như con dấu: có người giữ chính thức, có nơi cất cố định và không cho mượn tuỳ tiện.
Chúng tôi thường thấy một sai lầm lặp lại: người làm thầu cắm token vào máy chung ở văn phòng, ghi mã PIN lên giấy dán ngay bên cạnh. Chỉ cần một người lạ ghé qua là mọi rủi ro có thể xảy ra. Hãy đặt mã PIN riêng, không đưa qua email hay tin nhắn, và đổi định kỳ.
Khi nhân sự làm thầu nghỉ việc, hãy thu lại token và đổi mật khẩu tài khoản ngay trong ngày. Đồng thời, kiểm tra lại lịch sử đăng nhập và ký của tài khoản nếu hệ thống cho phép.
Chứng thư số có sẵn và an toàn sẽ giúp bạn tự tin khi thực hiện quy trình trong bài làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z. Mọi quy định về chứng thư số có thể thay đổi, nên bạn hãy đối chiếu văn bản và hướng dẫn hiện hành.
Quy trình nội bộ nên có về chứng thư số
Doanh nghiệp làm thầu thường xuyên nên viết một quy trình ngắn về chứng thư số. Quy trình ghi rõ ai giữ token, ai được phép ký, ký trong trường hợp nào và nhật ký mượn trả ra sao. Chỉ một trang giấy cũng đủ, miễn là mọi người cùng tuân thủ.
Ngoài ra, hãy lưu ngày hết hạn của mọi chứng thư vào lịch dùng chung của phòng, kèm nhiều mốc nhắc trước. Việc này nghe đơn giản, nhưng nhiều hồ sơ bị lỡ chỉ vì chứng thư hết hạn đúng tuần đóng thầu.
