Thẩm định thầu là bước kiểm tra độc lập trước khi một văn bản quan trọng trong đấu thầu được phê duyệt. Người làm hồ sơ thầu ở phía chủ đầu tư và ban quản lý dự án gặp bước này thường xuyên, nên chúng tôi tổng hợp cách làm và những lỗi hay bị trả lại.
Thẩm định trong đấu thầu là gì
Thẩm định là việc một đơn vị độc lập với bên mời thầu xem xét hồ sơ và đưa ra ý kiến bằng văn bản. Mục đích là bảo đảm văn bản trình duyệt đúng quy định và đúng quyền hạn, trước khi người có thẩm quyền ký quyết định.
Trong một gói thầu, thẩm định thường diễn ra ở hai thời điểm. Một là thẩm định hồ sơ mời thầu, trước khi phát hành. Hai là thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, trước khi phê duyệt. Ngoài ra còn có thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu ở giai đoạn đầu.
Thẩm định không thay thế việc đánh giá của tổ chuyên gia. Nó là lớp kiểm tra thứ hai, soi xem quy trình có đúng, căn cứ có đủ và có chỗ nào trái nguyên tắc cạnh tranh hay không.
Nếu bạn mới làm quen với việc lựa chọn nhà thầu, hãy đọc trước bài đấu thầu cơ bản để thấy thẩm định nằm ở đâu trong cả quy trình.
Những nội dung phải thẩm định
Với hồ sơ mời thầu, đơn vị thẩm định xem xét các nhóm nội dung sau.
- Căn cứ pháp lý và kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được duyệt.
- Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính có rõ ràng, có hạn chế cạnh tranh một cách không chính đáng hay không.
- Điều kiện hợp đồng, phương thức thanh toán, bảo đảm thực hiện hợp đồng.
- Yêu cầu kỹ thuật có dẫn tới việc chỉ một hãng hoặc một sản phẩm đáp ứng được không.
Với kết quả lựa chọn nhà thầu, nội dung chính là tính đúng đắn của quá trình đánh giá. Đơn vị thẩm định xem tổ chuyên gia có chấm theo đúng tiêu chuẩn trong hồ sơ mời thầu, có xử lý sai lệch đúng cách và có đề xuất nhà thầu trúng thầu phù hợp với kết quả đánh giá hay không.
Ai được làm thẩm định và điều kiện năng lực
Đơn vị thẩm định phải độc lập với bên mời thầu. Điều đó có nghĩa người trực tiếp soạn hồ sơ không được tự thẩm định hồ sơ của mình. Thường đó là một bộ phận chuyên môn hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ riêng.
Người tham gia thẩm định cần có chuyên môn phù hợp và kiến thức về đấu thầu theo quy định. Quy định cụ thể về chứng chỉ hoặc điều kiện của người làm công tác thẩm định thay đổi theo thời kỳ. Bạn cần đối chiếu văn bản hiện hành thay vì dựa vào trí nhớ.
Có một tình huống chúng tôi thấy lặp lại: ban quản lý dự án nhỏ giao cả việc soạn lẫn việc thẩm định cho vài người trong cùng một phòng. Về hình thức, hồ sơ vẫn có chữ ký thẩm định, nhưng về nguyên tắc độc lập thì không bảo đảm. Đây là chỗ dễ bị thanh tra chỉ ra.
Trình tự lập báo cáo thẩm định
Quy trình thường gồm các bước sau. Chủ đầu tư hoặc bên mời thầu gửi hồ sơ trình duyệt kèm tài liệu liên quan tới đơn vị thẩm định. Đơn vị này kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước tiên, thiếu gì thì đề nghị bổ sung.
Sau đó, đơn vị thẩm định đối chiếu nội dung với quy định và với kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Nếu có chỗ chưa phù hợp, họ ghi rõ trong báo cáo và nêu kiến nghị sửa. Bên trình duyệt giải trình hoặc chỉnh sửa rồi gửi lại.
Báo cáo thẩm định cuối cùng nêu ý kiến về từng nội dung, kết luận hồ sơ đủ hay chưa đủ điều kiện trình phê duyệt và những lưu ý cần thực hiện. Báo cáo này là căn cứ để người có thẩm quyền ra quyết định.
Cần nhớ rằng thời hạn thẩm định và mẫu báo cáo có quy định riêng. Chúng tôi không nêu con số cụ thể ở đây, bạn nên tra theo văn bản hiện hành hoặc hướng dẫn của cơ quan quản lý, chẳng hạn trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Lỗi thường gặp khiến báo cáo bị trả lại
Lỗi phổ biến nhất là hồ sơ trình thiếu căn cứ pháp lý hoặc dẫn văn bản đã hết hiệu lực. Người soạn sao chép mẫu cũ mà quên cập nhật, nên báo cáo thẩm định ghi chú lại và trả hồ sơ về.
Lỗi thứ hai là tiêu chuẩn đánh giá viết quá chặt, ví dụ yêu cầu số hợp đồng tương tự vượt mức cần thiết. Điều này vô tình gạt bỏ nhiều nhà thầu có khả năng thật sự. Người thẩm định sẽ đánh dấu đây là hạn chế cạnh tranh.
Lỗi thứ ba nằm ở phần kỹ thuật: yêu cầu nêu đích danh nhãn hiệu, xuất xứ hoặc thông số chỉ một sản phẩm đạt được. Nếu thật sự cần, bạn phải ghi kèm cụm tương đương và nêu lý do. Nếu không, báo cáo sẽ yêu cầu sửa.
Lỗi thứ tư là thẩm định kết quả mà hồ sơ đánh giá thiếu biên bản hoặc không đủ chữ ký. Hãy kiểm tra trọn bộ biên bản mở thầu, biên bản đánh giá và các văn bản làm rõ trước khi trình.
Khi cần hiểu sâu hơn về cách chấm hồ sơ và xử lý kiến nghị, mời bạn đọc bài đấu thầu nâng cao. Phía nhà thầu chuẩn bị hồ sơ có thể tham khảo quy trình làm hồ sơ dự thầu để hiểu hồ sơ của mình sẽ được soi theo hướng nào.
