Đấu thầu cơ bản là phần kiến thức mà bất kỳ ai làm hồ sơ thầu cũng phải nắm trước khi đi sâu vào từng gói cụ thể. Chúng tôi viết bài này cho người mới vào nghề, để bạn có một bức tranh đủ rõ về khái niệm, hình thức và trình tự trước khi bắt tay vào việc thật.
Đấu thầu là gì và ai phải tổ chức đấu thầu
Đấu thầu là quá trình chọn ra nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của một gói mua sắm hoặc một gói xây lắp. Người chọn gọi là bên mời thầu. Người tham gia để được chọn gọi là nhà thầu. Mục tiêu của cả quá trình là cạnh tranh công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
Không phải ai muốn mua gì cũng phải đấu thầu. Nghĩa vụ này gắn với nguồn vốn. Các dự án và gói mua sắm dùng vốn nhà nước, hoặc vốn của đơn vị thuộc diện áp dụng luật, thường phải tổ chức lựa chọn nhà thầu theo quy định. Doanh nghiệp tư nhân dùng vốn riêng thì có thể tự đặt quy chế mua sắm của mình.
Ở phía nhà nước, người đứng ra thường là chủ đầu tư hoặc đơn vị được giao làm bên mời thầu. Họ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, soạn hồ sơ mời thầu, tổ chức đánh giá và trình duyệt kết quả. Còn phía nhà thầu, bạn sẽ làm việc nhiều nhất với hồ sơ dự thầu.
Một ví dụ quen thuộc: một ban quản lý dự án cần xây trường học bằng vốn ngân sách. Họ chia công trình thành các gói thầu như tư vấn thiết kế, xây lắp, giám sát. Mỗi gói có một cuộc đấu thầu riêng, với điều kiện và tiêu chí riêng.
Các hình thức lựa chọn nhà thầu thường gặp
Luật không bắt mọi gói thầu đi cùng một đường. Hình thức được chọn tuỳ theo quy mô, tính chất và mức độ khẩn cấp. Bạn sẽ gặp bốn nhóm hình thức hay xuất hiện nhất.
Đấu thầu rộng rãi là hình thức mặc định. Thông tin gói thầu được công bố công khai, bất kỳ nhà thầu đủ điều kiện nào cũng được tham dự. Đây là hình thức tạo nhiều cạnh tranh nhất, nên luật ưu tiên áp dụng.
Đấu thầu hạn chế chỉ dành cho một số nhà thầu được mời, thường vì gói thầu có yêu cầu kỹ thuật đặc thù và chỉ một số ít đơn vị có khả năng đáp ứng. Bên mời thầu phải giải thích được lý do chọn hình thức này.
Chỉ định thầu áp dụng trong trường hợp luật cho phép, ví dụ gói thầu khẩn cấp hoặc gói thầu quy mô nhỏ. Vì hạn chế cạnh tranh, hình thức này bị kiểm soát chặt về điều kiện áp dụng. Bạn cần đối chiếu văn bản hiện hành để biết trường hợp nào được dùng.
Ngoài ra còn có chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, tự thực hiện và một số hình thức đặc biệt khác. Mỗi hình thức có điều kiện và thủ tục riêng, nên đừng suy luận từ hình thức này sang hình thức kia.
Phương thức một giai đoạn, hai giai đoạn, một túi hay hai túi hồ sơ
Bên cạnh hình thức, còn có phương thức nộp và đánh giá hồ sơ. Hai khái niệm này dễ bị nhầm lẫn, nên chúng tôi tách riêng ra.
Với phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, nhà thầu nộp cả đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính cùng lúc, trong một túi hồ sơ. Đây là cách làm gọn, thường dùng cho gói thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp có yêu cầu rõ ràng.
Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ tách đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính thành hai túi riêng. Bên mời thầu mở túi kỹ thuật trước, đánh giá xong mới mở túi tài chính của những nhà thầu đạt. Cách này hay gặp ở gói thầu tư vấn hoặc gói thầu mà chất lượng kỹ thuật là yếu tố chính.
Phương thức hai giai đoạn dành cho gói thầu phức tạp, khi bên mời thầu chưa xác định hết yêu cầu kỹ thuật ngay từ đầu. Giai đoạn thứ nhất, nhà thầu nêu đề xuất kỹ thuật để bên mời thầu hoàn thiện yêu cầu. Giai đoạn thứ hai, nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh, gồm cả giá.
Để hiểu cách các phương thức này vận hành trên hệ thống điện tử, bạn có thể đọc thêm bài toàn cảnh quy trình đấu thầu qua mạng. Phần lớn gói thầu hiện nay được thực hiện trên hệ thống này.
Các bước chính của đấu thầu cơ bản
Dù hình thức có khác nhau, trình tự của một cuộc đấu thầu rộng rãi thường đi theo các bước sau.
- Chủ đầu tư lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và chia gói thầu.
- Bên mời thầu soạn hồ sơ mời thầu, đăng tải thông báo.
- Nhà thầu mua hoặc tải hồ sơ, tìm hiểu yêu cầu, làm rõ nếu cần.
- Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu.
- Bên mời thầu mở thầu, tổ chuyên gia đánh giá hồ sơ.
- Kết quả được thẩm định, phê duyệt và công khai.
- Hai bên thương thảo và ký kết hợp đồng.
Với nhà thầu, việc nặng nhất nằm ở bước chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Chúng tôi đã mô tả chi tiết phần này trong bài quy trình làm hồ sơ dự thầu từ A đến Z. Bạn nên đọc song song với bài này.
Một điểm hay bị bỏ qua là bước làm rõ hồ sơ mời thầu. Nếu thấy yêu cầu mơ hồ hoặc mâu thuẫn, nhà thầu có quyền gửi văn bản đề nghị làm rõ trong thời hạn quy định. Nhiều hồ sơ bị loại chỉ vì nhà thầu đoán sai ý bên mời thầu mà không hỏi lại.
Thuật ngữ người mới cần nắm
Người mới thường choáng vì ngôn ngữ chuyên ngành. Thật ra chỉ cần quen vài thuật ngữ nền tảng là đọc được hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ mời thầu là bộ tài liệu bên mời thầu phát hành, nêu yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá. Hồ sơ dự thầu là bộ tài liệu nhà thầu lập để đáp ứng yêu cầu đó. Bảo đảm dự thầu là khoản bảo đảm nhà thầu nộp kèm hồ sơ, để chứng minh sự nghiêm túc khi tham gia.
Đóng thầu là thời điểm cuối cùng được nộp hồ sơ, còn mở thầu là lúc bên mời thầu công khai mở hồ sơ nhận được. Giá đánh giá là giá dùng để so sánh giữa các nhà thầu sau khi đã hiệu chỉnh sai lệch. Giá trúng thầu là mức giá cuối cùng trong kết quả được phê duyệt.
Nếu muốn đọc thông tin gói thầu thật, bạn có thể truy cập Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để xem cách các thông báo mời thầu được trình bày. Xem vài gói thầu đã đóng là cách học nhanh và rẻ nhất.
Khi đã nắm chắc phần cơ bản, bạn có thể chuyển sang nội dung khó hơn như đánh giá hồ sơ, kiến nghị và rủi ro pháp lý trong bài đấu thầu nâng cao. Hãy nhớ đối chiếu văn bản pháp luật đang có hiệu lực, vì quy định đấu thầu thay đổi theo từng thời kỳ.
Nhìn lại, đấu thầu cơ bản không khó nếu bạn đi từ khái niệm tới hình thức, rồi tới trình tự. Điều cần kiên nhẫn là đọc kỹ hồ sơ mời thầu, vì mỗi gói thầu là một bộ luật chơi riêng. Làm quen dần với từng gói, bạn sẽ thấy các bước lặp lại rất đều.
