Khi bắt đầu với cách đấu thầu qua mạng quốc gia, nhiều người nghĩ chỉ cần máy tính có kết nối mạng là đủ. Thực tế, phần khó nhất thường không nằm ở thao tác trên hệ thống mà ở khâu chuẩn bị tài khoản và chữ ký số, rồi mới đến soạn hồ sơ. Bài này viết cho người mới vào nghề và người phụ trách hồ sơ ở doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ đi qua từng bước, kèm các tình huống thường gặp và những lỗi lặp đi lặp lại.
Nói gọn lại, đấu thầu qua mạng là thực hiện toàn bộ thủ tục trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, thay vì mang hồ sơ giấy đến nộp tại cơ quan. Cách làm này tiết kiệm đi lại nhưng đòi hỏi kỷ luật hơn. Mỗi thao tác đều để lại dấu vết điện tử, và một sai sót nhỏ ở đầu quy trình có thể kéo theo cả chuỗi việc phải làm lại.
Chuẩn bị tài khoản và chứng thư số trước tiên
Mọi thứ bắt đầu từ tài khoản nhà thầu. Bạn cần khai báo đúng tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và thông tin người đại diện pháp luật. Có trường hợp công ty khai tên viết tắt không giống giấy đăng ký kinh doanh, khiến việc xác thực kéo dài gần hai tuần trong khi gói thầu đã đến hạn chuẩn bị. Vì vậy, bạn nên đối chiếu từng chữ với giấy tờ gốc trước khi gửi, không nên dựa vào trí nhớ.
Chứng thư số là chữ ký điện tử gắn với người được ủy quyền. Không có nó, bạn không thể ký hồ sơ dự thầu, và hệ thống sẽ không ghi nhận hồ sơ là hợp lệ. Loại chứng thư số cần có và thủ tục đăng ký được quy định trên hệ thống và trong các văn bản hướng dẫn hiện hành. Bạn nên mở văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm làm việc để đối chiếu, thay vì dựa vào kinh nghiệm cũ.
Hai lỗi thường gặp nhất ở khâu này là khai sai mã số doanh nghiệp, không khớp với hồ sơ đăng ký, và chứng thư số hết hạn đúng lúc đang cần nộp. Cách phòng tránh khá đơn giản: ghi ngày hết hạn của chứng thư số vào lịch và gia hạn trước ít nhất vài tuần.
Tìm và lọc gói thầu đúng năng lực
Mỗi ngày, hệ thống đăng tải rất nhiều thông báo mời thầu. Nếu không lọc, bạn sẽ mất nhiều giờ đọc những gói không liên quan đến năng lực của công ty. Nên cấu hình bộ lọc theo lĩnh vực, địa phương và giá trị gói thầu. Đây là bước nhỏ nhưng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Chẳng hạn, một đơn vị thi công quy mô vừa thiết lập bộ lọc chỉ nhận gói thi công dưới một mức giá nhất định, tại khu vực có máy móc và nhân sự sẵn. Nhờ vậy, họ không phải đọc hàng chục thông báo vô ích mỗi tuần. Khi tìm thấy gói phù hợp, hãy lưu lại ngay, ghi thời hạn nộp vào lịch làm việc và đặt nhắc nhở trước hai ngày. Thời hạn là thứ không ai nhắc bạn ngoài chính bạn.
Đọc hồ sơ mời thầu theo từng lớp
Hồ sơ mời thầu thường dài và dày đặc yêu cầu. Cách an toàn nhất là đọc theo lớp: đầu tiên là yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm, kế đến là yêu cầu kỹ thuật, rồi yêu cầu tài chính, cuối cùng mới đến phần đề xuất giá. Với mỗi lớp, hãy lập danh sách các điều bắt buộc, vì chỉ cần thiếu một điều kiện loại thì hồ sơ coi như không đạt.
Lỗi phổ biến là đọc phần chỉ dẫn nhà thầu quá nhanh. Người làm thường bỏ qua các biểu mẫu bắt buộc vì nghĩ chúng chỉ là thủ tục. Thực tế, một biểu mẫu thiếu chữ ký hoặc thiếu dấu có thể khiến cả hồ sơ bị loại ngay từ vòng đầu. Hãy đánh dấu từng biểu mẫu sau khi đã kiểm tra xong, đừng đánh dấu theo cảm tính.
Soạn và nộp hồ sơ dự thầu điện tử
Hồ sơ dự thầu thường gồm hồ sơ năng lực, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ tài chính và bảo đảm dự thầu. Đặt tên file và sắp xếp theo đúng thứ tự mà hồ sơ mời thầu yêu cầu. Quy định về định dạng, dung lượng và mã hóa cũng cần đọc kỹ, vì hệ thống sẽ từ chối những file không đạt.
Nên nộp thử trước vài ngày. Lần nộp thử giúp kiểm tra kết nối, phát hiện lỗi định dạng và xem file có vượt dung lượng cho phép hay không. Có đội thầu phát hiện file vượt dung lượng khi đã đến giờ cuối, phải làm lại toàn bộ trong đêm, trong tình trạng mệt mỏi và dễ sai sót thêm. Nộp thử không tốn kém, nhưng lợi ích mang lại rất lớn.
Xử lý lỗi thường gặp trước giờ đóng thầu
Các lỗi phổ biến nhất gồm chữ ký số không hợp lệ, file bị khóa không mở được và nộp nhầm gói thầu. Khi gặp lỗi, điều đầu tiên là giữ bình tĩnh. Kiểm tra lại chứng thư số, định dạng file và mã gói thầu, rồi mới thao tác lại. Bấm nộp lại nhiều lần một cách vội vàng có thể làm lỗi thêm phức tạp.
Nếu cần rút hoặc thay thế hồ sơ đã nộp, điều kiện và thao tác được quy định cụ thể trên hệ thống. Quan trọng nhất là đừng để đến phút cuối. Thời gian dự phòng là việc chuẩn bị nên làm từ sớm.
Theo dõi biên bản mở thầu và kết quả lựa chọn
Sau khi đóng thầu, công việc chưa kết thúc. Bạn cần theo dõi biên bản mở thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu trên hệ thống. Đây là việc kiểm tra định kỳ trong suốt thời gian chờ, không phải làm một lần. Hãy đặt lịch đăng nhập đều đặn để không bỏ sót thông báo nào.
Nếu không đồng ý với kết quả, thời hạn và trình tự kiến nghị được quy định riêng trong văn bản hiện hành. Bạn nên đọc kỹ các quy định đó và làm đúng hướng dẫn, không nên tự suy đoán hay hành động theo cảm tính. Đồng thời, hãy lưu lại toàn bộ thông báo và xác nhận nộp hồ sơ, vì đó là chứng cứ quan trọng khi cần đối chiếu.
Ghi chú khi tổ chức nộp hồ sơ theo quy trình
Nên phân công rõ người phụ trách tài khoản, người giữ chứng thư số và người trực tiếp nộp hồ sơ. Khi một người đi vắng, công việc không bị đứng lại. Bộ biểu mẫu đã chuẩn bị cho gói thầu trước cũng có thể tái sử dụng cho gói sau, tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo.
Nếu muốn hiểu sâu hơn trước khi bắt đầu, có thể đọc thêm đấu thầu cơ bản: khái niệm, hình thức và các bước để nắm khung chung. Phần đăng ký tài khoản được trình bày kỹ hơn trong bài đăng ký nhà thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Còn với thao tác nộp và theo dõi, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng đấu thầu qua mạng: nộp và theo dõi. Các văn bản hướng dẫn chính thức trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia luôn là nguồn đối chiếu đáng tin cậy nhất.
Câu hỏi thường gặp
Người mới cần bao lâu để nộp được hồ sơ đầu tiên trên mạng?
Thời gian tùy thuộc vào mức độ quen với công cụ và tốc độ xác thực tài khoản. Nếu bắt đầu từ việc đăng ký tài khoản và chứng thư số, nên dự trù vài tuần. Phần chờ xác thực thường tốn thời gian hơn phần thao tác thực tế.
Chứng thư số có cần đăng ký lại khi đổi người đại diện không?
Thông thường là có, vì chứng thư số gắn với người được ủy quyền. Bạn nên liên hệ đơn vị cấp và đối chiếu quy định hiện hành để làm đúng thủ tục, tránh gián đoạn khi đang có gói thầu cần nộp.
Có thể nộp hồ sơ dự thầu sau giờ đóng thầu không?
Không. Hệ thống sẽ không tiếp nhận hồ sơ sau thời điểm đóng thầu. Vì vậy, hãy nộp sớm trước giờ quy định và để dư thời gian dự phòng cho các sự cố bất ngờ.
Nhà thầu có thể theo dõi kết quả lựa chọn ở đâu?
Kết quả được công bố trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Nên đăng nhập định kỳ và lưu lại các thông báo liên quan để đối chiếu khi cần, đặc biệt trong trường hợp phải làm thủ tục kiến nghị.